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Dokumentation & Bewahren

Die Dokumentation über Art und Aufbewahrungsort aller Sammlungsobjekte ist die Grundvoraussetzung für einen funktionierenden Museumsbetrieb. Sie stellt sicher, dass besondere Merkmale und Standorte auch nach längeren Zeitintervallen recherchierbar bleiben, denn zwischen der Aufnahme und Registrierung des Objekts und dem Wiederaufsuchen können manchmal Jahre oder Jahrzehnte vergehen. Hieraus folgt, dass Dokumentation in einem genau festgelegten System (Kartenkatalog, Bandkatalog/Inventarbuch, Computerdatei) zu erfolgen hat, in dem alle Objekte des Museums – und mit einem genauen Verweis auf den physisch lokalisierten Aufenthaltsort/Standort – verzeichnet sind.

 

Auch muss die Dokumentation gewährleisten, dass das Objekt zweifelsfrei identifiziert und nicht mit anderen verwechselt werden kann. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn Beschreibungsmerkmale festgelegt sind, anhand derer alle Objekte des Museums erfasst werden. Solche Beschreibungsmerkmale sind beispielsweise Erwerbungsjahr, Herstellungsjahr, Objekttitel, Objektart, Material, Urheber (falls ermittelbar). Hierbei ist zu beachten, dass alle Angaben in getrennten Datenfeldern angelegt werden: Altersangaben gehören in der Regel nicht zur Objektbezeichnung („sehr alte Kanne aus dem 17. Jahrhundert”), und es ist zu klären, ob die Objektbezeichnung Materialangaben („Porzellanbecher”) oder Funktionsangaben („Trinkbecher”) enthalten sollte oder wie diese sonst anzugeben sind. Alle Beschreibungsmerkmale zusammen ergeben die Beschreibung der Objekte durch Sprache. Zusätzlich ist für die Identifizierung ein Foto unentbehrlich.

 

Die Dokumentation des Museums muss auch in ihrem eigenen Bereich die Ordnung wahren. Das Verzeichnen der Objekte erzeugt eine Fülle von Daten, die stets abgeglichen und einheitlich geführt werden müssen. Da immer neu hinzukommende Daten Rückwirkung auf die bisherigen Daten haben, ist dieser Prozess fortlaufend. Untereinander abgestimmte Angaben erlauben zusammenfassende Auswertungen, z.B. nach Herkunftsort, Entstehungszeit, Materialverwendungsarten oder bestimmten anderem Material. Um eine umfassende oder gezielte Objektsuche durchführen zu können, muss der Zusammenhang zwischen den Objekten und den Objektarten in der Dokumentation deutlich gemacht werden. Dies geschieht beispielsweise durch das Erstellen kontrollierter Wortlisten, Systematiken oder Thesauri.

 

Dokumentation ist auch das Nachweismittel im Kontext von Verlust, Diebstahl oder fremden Ansprüchen sowie für die Ermittlungen von Polizei oder Zoll, die sich auf die Beschaffung des Objekts richten. Die Dokumentation muss dabei auch die Anforderungen des Eigentumsnachweises erfüllen. In staatlicher oder kommunaler Trägerschaft gilt zudem die haushaltsrechtliche Rechenschaftspflicht des Museums gegenüber seinem Träger über alle seine Objekte.

 

Dokumentation ist darüber hinaus wesentlich für die Unterbringung der Objekte, die Lagerung/Magazinierung. Diese erfordert gewisse Mindestinformationen über die physische Beschaffenheit des Objekts: Angaben zu Material, Abmessungen oder Herstellungstechnik sind für die Bewahrung im Depot – aber auch die Behandlung in Ausstellungen – wesentlich (Klimabedingungen, Aufbewahrungsvorrichtungen).


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Dokumentation & Bewahren
Dokumentation & Restaurieren
Dokumentation & Forschen
Dokumentation & Ausstellen u. Vermitteln
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