Assistent (w/m/d) Büro des Generaldirektors

Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung

Frankfurt am Main

Stellenausschreibung Ref. #01-19033

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) wurde 1817 gegründet und zählt zu den wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt. An den elf Standorten in ganz Deutschland betreiben Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus über 40 Nationen modernste Forschung auf internationaler Ebene. Hauptsitz der Gesellschaft ist die Mainmetropole Frankfurt im Herzen Deutschlands. Hier befindet sich auch eine der bekanntesten Senckenberg-Einrichtungen, das Senckenberg Naturmuseum.

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung mit Hauptsitz in Frankfurt am Main sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Büro des Generaldirektors einen Assistenten (w/m/d)  (Teilzeit)

Das sind Ihre Herausforderungen:

  • Bearbeitung von allgemeinen und speziellen Sekretariatsaufgaben, u.a. Terminkoordination, Telefonannahme und Korrespondenz (mehrsprachig) mit (internationalen) Partnern und Gremien
  • Betreuung von Terminen mit internen und externen Gesprächspartnern, repräsentative Funktion im Kontakt mit Besuchern
  •  Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Besprechungsterminen der Generaldirektion (Bereitstellung der Wiedervorlage zu den Terminen)
  • Eigenständige Sitzungsvorbereitung: logistische und technische Planung in Rücksprache mit dem Generaldirektor und dem Team
  • Termin- und Reisekoordination des Generaldirektors (inkl. Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen)
  • Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen, Posteingang/-ausgang
  • Sichere Korrespondenz in deutscher und in englischer Sprache
  • Übernahme von Fahrdiensten zu externen Terminen des Generaldirektors

Sie überzeugen mit:

  • einer erfolgreich abgeschlossenen Ausbildung als Sekretär*in sowie idealerweise einer Weiterbildung zum/r Europasekretär*in oder eine vergleichbare Qualifikation
  • erster Berufserfahrung im Sekretariat, idealerweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
  • sehr guten organisatorischen Fähigkeiten
  • sicheren Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift
  • guten Kenntnissen der gängigen MS-Office Anwendungen, SAP Kenntnisse sind von Vorteil
  • dem Besitz eines gültigen Führerscheins der Klasse B
  • Sozialkompetenz, Vertrauenswürdigkeit und interkulturelle Kompetenz
  • schneller Auffassungsgabe und Motivation
  • hoher Kommunikations- und Teamfähigkeit, einer eigenständigen Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Engagement und zeitlicher Flexibilität
  • einem freundlichen und souveränen Auftreten

Wir bieten Ihnen

  • eine attraktive und herausfordernde Tätigkeit in einem motivierten, dynamischen Team
  • selbstständiges Handeln in einem internationalen und professionellen Umfeld
  • Flexible Arbeitszeiten – ein vergünstigtes Jobticket – Unterstützung bei Kinderbetreuung oder bei der Pflege von Familienangehörigen (zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“) – Dienstausweis in Verbindung mit kostenfreiem Eintritt in alle städtischen Museen – Jahressonderzahlung – betriebliche Altersvorsorge

 

Ort: Frankfurt am Main

Beschäftigungsumfang: Teilzeit (75%)

Vertragsart: befristet bis 31.12.2020

Vergütung: nach TV-H (voraussichtliche Entgeltgruppe E 8)

Senckenberg ist durch das „audit berufundfamilie“ zertifiziert. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (CV, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse, Motivationsschreiben), vorzugsweise in elektronischer Form (als eine PDF-Datei) unter Angabe der Referenznummer  #01-19033 bis zum 31.12.2019 an:

 

Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung

Senckenberganlage 25

60325 Frankfurt a.M.

E-Mail: recruiting@senckenberg.de

Ansprechpartner für Rückfragen ist Frau Dr. Sybille Roller, sybille.roller@senckenberg.de, (069) 7542-1301

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 31.12.2019