Mit dem Humboldt Forum ist ein neuer Ort des Erlebens, der Begegnung und des Lernens in der Mitte Berlins entstanden. Im Humboldt Forum werden herausragende Sammlungen und bedeutende Exponate mit einem multidisziplinären Veranstaltungsprogramm zusammengeführt. Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss (SHF), eine rechtsfähige Stiftung des bürgerlichen Rechts mit Sitz in Berlin, ist Eigentümerin und Betreiberin des Humboldt Forums.
Zur Unterstützung des Vorstands suchen wir zum 01. Juni 2024 als Elternzeitvertretung ein*e
Assistent*in Büroorganisation (d/m/w)
im Vorstandsbüro
Ihre Aufgaben:
Sie unterstützen den Vorstand, insbesondere die Vorständin Administration im operativen Tagesgeschäft. Hierbei sind Sie für sämtliche administrative und organisatorische Aufgaben verantwortlich und stellen damit ein reibungsloses Büro- und Terminmanagement sicher.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
- Sie übernehmen das Büromanagement u.a. Terminorganisation, Koordination und Steuerung.
- Sie sind verantwortlich für die Vor- und Nachbereitung von Vorstandsterminen, Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollwesen.
- Sie bearbeiten selbstständig die in- und externe Korrespondenz und fertigen unterschriftsreifen Entwürfe.
- Sie stellen statistische Daten in Excel zusammen und erstellen Ergebnisberichte und Entscheidungsvorlagen.
- Sie gestalten Präsentationsvorlagen in PowerPoint.
- Sie führen eigenständig Recherchetätigkeiten zu vorgegebenen Themen nach Stichworten durch sowie die Archivierung und Verwaltung von Schriftgut und Fachinformationen.
- Sie übernehmen den Empfang, die Bewirtung und Betreuung von Gästen sowie die Bearbeitung ggf. Weiterleitung von Anfragen, Anregungen und Beschwerden
Ihr Profil:
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r (w/m/d), kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufrau*mann für Büromanagement (w/m/d)) oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen.
- Sie haben umfangreiche Berufserfahrungen im Sekretariats- oder Assistenzbereich auf Führungsebene (mind. 2 Jahre).
- Sie beherrschen die MS-Office-Programmen, insbesondere MS-Excel und PowerPoint sowie die gängigen Kommunikationsmittel.
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.
- Sie arbeiten äußerst sorgfältig, eigenverantwortlich, strukturiert und lösungsorientiert.
- Sie sind teamfähig und besitzen ein hohes Maß an Koordinations- und Organisationsfähigkeiten.
- Sie treten sicher und überzeugend auf und verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Durchsetzungsvermögen und diplomatisches Geschick.
Unser Angebot:
- Wir bieten ein inspirierendes, kreatives und offenes Arbeits- und Kommunikationsumfeld mitten im Herzen Berlins mit direkter ÖPNV-Anbindung
- Eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team sowie Unterstützung Ihrer fachlichen Weiterentwicklung durch Fort- und Weiterbildung
- Sichere Bezahlung und Vorzüge tarifvertraglicher Konditionen des TVöD Bund, wie z.B. 39 Std. Woche bei Vollzeit, 30 Tage Urlaubsanspruch, Jahressonderzahlung etc.
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Arbeitgeberzuschuss für das Jobticket
- Mitarbeiter*innen-Rabatt in Cafés und Restaurants im Humboldt Forum
- Kostenloser Zugang zu Ausstellungen und ausgewählten Veranstaltungen im Humboldt Forum sowie Zugang zu den staatlichen Museen Berlins
- und ein Team, das sich auf Sie freut!
Die Vergütung erfolgt unter Anwendung des TVöD- Bund für die Entgeltgruppe 6. Die Besetzung der Stelle erfolgt befristet für die Mutterschutz-/Elternzeit-vertretung bis voraussichtlich 15.06.2025. Die Stelle ist grundsätzlich für eine Wahrnehmung in Teilzeit geeignet.
Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, gleich Ihrer Nationalität, Herkunft, sexuellen Orientierung, Ihres Geschlechts, Alters oder einer Beeinträchtigung. Bewerbungen von nicht-deutschen Muttersprachler*innen sowie Menschen mit marginalisierten Perspektiven sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung und Qualifikation werden Bewerbungen von Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung bevorzugt berücksichtigt.
Ihr Bewerbungsanschreiben richten Sie bitte an Christine Rieffel-Braune (Vorständin Administration). Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Mathieu Davenne (Personal) unter bewerbung@humboldtforum.org. Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstandene Reisekosten können leider nicht erstattet werden.
Lust darauf, ein Teil der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss zu werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 21.04.2024 über unser Online-Formular.
Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die
die
Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund.
Vielen Dank!