Assistenz Besucherservice (m/w/d)

Stiftung Humboldt Forum

Berlin

Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss ist eine rechtsfähige Stiftung des bürgerlichen Rechts mit Sitz in Berlin. Die Stiftung ist Bauherrin und Betreiberin des Humboldt Forums im Berliner Schloss und bereitet übergreifend den kulturellen und technischen Betrieb vor.

Der Bereich Besucherservice und Ticketing erarbeitet die operative Strategie für einen optimalen Service rund um alle Angebote des Humboldt Forums und der beteiligten Institutionen. Ziel ist die Realisierung eines Service-Portfolios, das das Humboldt Forum in seinem überzeugenden, freundlichen, service- und lösungsorientierten Auftritt an der Schnittstelle zum Besucher optimal repräsentiert.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Besucherservice (m/w/d)

Aufgaben

  • Rechtschreibeprüfung, Reinschrift und Formatierung von vorgegebenen Texten (Briefe, E-Mails, Präsentationen)
  • Korrespondenz mit Dienstleistern, Veranstaltern, Reiseunternehmen und kooperierenden Einrichtungen in Deutsch und Englisch
  • Bearbeiten von Terminanfragen, Klärung des Anliegens und Weiterleitung der Terminanfrage
  • Organisation und Koordination von Terminen
  • Überwachung der gemeinsam genutzten Terminkalender im Bereich
  • Organisatorische Durchführung von Besprechungen (Unterlagen zusammenstellen, Raum buchen, Medientechnik anfordern, Bewirtung ein- und abdecken)
  • Sitzungsprotokolle führen
  • Empfang und Gästebetreuung des Bereichs
  • Vorsortierung der Eingangspost, Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter/die zuständige Mitarbeiterin
  • Beantworten von allgemeinen Anfragen per Telefon und E-Mail sowie Weiterleiten an zuständige Mitarbeiter/innen
  • Tätigkeiten der Büroorganisation (Ablage, Sortieren von Unterlagen, Anlegen und Beschriften von Ordnern, Kopieren, Anfordern von Schreibwaren beim Inneren Dienst etc.)

Anforderungen

  • Kommunikationsfähigkeit, Planungs-und Organisationsgeschick
  • Selbstständigkeit, Teamfähigkeit, Genauigkeit
  • sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch

Die Vergütung erfolgt unter Anwendung des TVöD-Bund für die Entgeltgruppe 4. Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet.

Die Bewerbung von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Voraussetzung der Stellenausschreibung erfüllen, ist ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstandene Reisekosten können leider nicht erstattet werden. Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, Zeugnissen und Referenzunterlagen senden Sie bitte unter dem Betreff 431/2019: Assistenz Besucherservice (m/w/d) bis zum 07.07.19 (Posteingang) an:

bewerbung@humboldtforum.com

bzw. an Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss

Unter den Linden 3

10117 Berlin

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Herrn Erik Heermann (e.heermann@humboldtforum.com)

Aus Kostengründen können Bewerbungsunterlagen nur zurückgesandt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 07.07.2019