Assistenz Fachaufgaben/Betreuung Nutzungsverträge (m/w/d)

Stiftung Humboldt Forum

Berlin

Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss ist eine rechtsfähige Stiftung des bürgerlichen Rechts mit Sitz in Berlin. Die Stiftung ist Bauherrin und Betreiberin des Humboldt Forums im Berliner Schloss und bereitet übergreifend den kulturellen und technischen Betrieb vor.

Das Liegenschaftsmanagement ist für die kaufmännische Verwaltung sowohl des Humboldt Forums, als auch aller von der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss angemieteten und genutzten Liegenschaften verantwortlich. Für den Bereich Liegenschaftsmanagement suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Fachaufgaben/Betreuung Nutzungsverträge (m/w/d).

Aufgaben

  • Durchführung von Vertragsverhandlungen, Ausarbeitung von Vertragsentwürfen bis zur Unterschriftsreife sowie Vorlage zur Unterschrift nach Freigabe durch die Leitung
  • Archivierung, Erfassung der Metadaten, sowie Überwachung von Laufzeiten und Fristen
  • Erarbeitung von Vertragsvorlagen /-unterlagen einschließlich Optimierung der Unterlagen
  • Erhebung, Analyse, Dokumentation und Optimierung der Prozesse zwischen den verschiedenen Nutzern/Mietern
  • Analyse des Konfliktpotentials zwischen Nutzern/Mietern untereinander sowie zwischen Nutzern/Mietern und dem überlassenden Eigentümer bzw. Vermieter
  • Einarbeitung der gewonnenen Erkenntnisse in künftige Miet- und Nutzungsverträge
  • Unterstützung beim Berichtswesen und bei Wirtschaftlichkeitsberechnungen
  • Unterstützung und Prüfung der Abrechnung mit den Mietern im Hinblick auf Vertragskonformität sowie vertragliche Verrechnung auf Projekte im Bereich Veranstaltungen und Ausstellungen
  • Unterstützung des Bereichsleiters in Verwaltungs- und Büroangelegenheiten
  • Steuerung der Umsetzung relevanter Besprechungsergebnisse sowie Umsetzung bzw. Steuerung der Umsetzung von Entscheidungen des Bereichsleiters
  • Recherchen zu fachlichen Themenstellungen des Bereichs (z.B. über externe Einrichtungen, Institutionen)
  • Inhaltliche Zuarbeit bei den Finanzangelegenheiten
  • Inhaltliche Zuarbeit bei Beschaffungs- und Vergabeangelegenheiten des Bereichs

Anforderungen

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Immobilienkaufmann/Kauffrau oder vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung im Bereich der kaufmännischen Immobilienverwaltung, insbesondere der Verwaltung gewerblich genutzter Immobilien
  • Fundiertes allgemeines kaufmännisches Wissen aus HGB und BGB
  • Gute Kenntnisse des Mietrechts, auch der aktuellen Rechtsprechung
  • Gute Anwenderkenntnisse der MS Office-Anwendungen und mindestens einer gängigen Datenbanklösung
  • Selbstständigkeit, Verlässlichkeit, Teamfähigkeit
  • Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch

Die Vergütung erfolgt unter Anwendung des TVöD- Bund für die Entgeltgruppe 9a. Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet.

Die Bewerbung von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Voraussetzung der Stellenausschreibung erfüllen, ist ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstandene Reisekosten können leider nicht erstattet werden. Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, Zeugnissen und Referenzunterlagen senden Sie bitte unter dem Betreff 266/2019 Assistenz Fachaufgaben/Betreuung Nutzungsverträge (m/w/d) bis zum 21.07.2019 (Posteingang) an:

bewerbung@humboldtforum.org

bzw. an Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss

Unter den Linden 3

10117 Berlin

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Herrn Erik Heermann (erik.heermann@humboldtforum.org)

Aus Kostengründen können Bewerbungsunterlagen oder umfangreiche Publikationen nur zurückgesandt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 21.07.2019