Das sam – Stadtmuseum am Markt zeigt seit 2016 im Marktkeller Stadtgeschichte von der Eiszeit bis in die jüngste Vergangenheit sowie wechselnde Sonderausstellungen zu archäologischen bis hin zu zeitgenössischen Themen. Träger ist die Stiftung Stadtmuseum Wiesbaden.
Für die Büroorganisation und zur Unterstützung von Direktion, PR und Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter für Sekretariat, Assistenz Verwaltung & Presse
in Vollzeit (39 Wochenstunden) befristet
Ihre Aufgaben
- Selbstständige Bearbeitung aller anfallenden administrativen und organisatorischen Sekretariats – und Verwaltungsaufgaben (u.a. Terminkoordination, Besucherempfang, Postbearbeitung und Lieferannahme, Ablage, Botengänge, Kontaktpflege)
- Schriftverkehr, Schreibarbeiten wie Korrespondenz, Protokollführung und Lektorat
- Materialbeschaffung, Prüfung von Rechnungen
- Sicherstellung der Präsenz im Sekretariat
- Unterstützung der Direktion u.a. bei der Erstellung von Präsentationen, Terminkoordination
- Mithilfe bei Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Veranstaltungen des sam
- Assistenz Personal: Bearbeitung von Personalangelegenheiten / Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge (u.a. Führen der Urlaubs- und Krankmeldungen, Zeiterfassung, Kommunikation mit der städtischen Personalabteilung, Arbeitsschutzmaßnahmen)
- Gebäudemanagement für Verwaltung & Marktkeller (Schnittstelle Hausmeister, Reinigung, Wachdienst, etc.)
- Assistenz im Bereich Presse & Öffentlichkeitsarbeit: Recherchen, Pressespiegel, Drucksortenverteilung, Websitepflege, Pflege der Adressdatenbank, Social Media
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder Nachweis gleichwertiger fachlicher Kenntnisse und Erfahrungen
- gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift (Deutsch), gute Englischkenntnisse
- Versierter Umgang mit den MS-Office-Programmen (Excel, Word, Outlook, Powerpoint)
- Selbständige, zielgerichtete und strukturierte Arbeitsweise, Organisationsvermögen
- Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz und Flexibilität, Teamfähigkeit
- Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
- die Fähigkeit und das Interesse, sich schnell in neue Zusammenhänge einzuarbeiten
- Zuverlässigkeit und Diskretion
- Freude im Umgang mit Menschen
Wünschenswert
- Erfahrung im musealen Bereich / Berufserfahrung im Sekretariats- und /oder Personalbereich
Wir bieten
- ein interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet und die Mitarbeit in einem engagierten Team
- Jobticket
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und Gesundheitsmanagement (LH Wiesbaden)
- Betriebliche Zusatzversorgung für Angestellte
Gewünschter Arbeitsbeginn: April 2023
Vorstellungsgespräche voraussichtlich KW 12 und 13.
Die Eingruppierung / TVÖD VKA richtet sich nach den persönlichen Voraussetzungen (max. E 8 TVöD).
Die Stelle ist zunächst befristet bis 20.10.2023 als Mutterschutzvertretung zu besetzen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung*
(zusammenhängende PDF-Datei per E-Mail)
bis spätestens Mi 03.04.2023 an:
Stiftung Stadtmuseum Wiesbaden
Bierstadter Straße 1, 65189 Wiesbaden
Ansprechpartnerin: Eva Köhler
Betreff „Bewerbung Officemanagement“
Wir stehen für Vielfalt und Chancengleichheit. Unser Ziel ist es, dies auch in unserer Beschäftigtenstruktur abzubilden.
*Die Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Zeugniskopien, Referenzen) werden sofort gesichtet bis zur vollständigen Besetzung der Stelle. Durch die Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.
Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!