Mitarbeiter/in mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d)

Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz

Trier

Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) – Direktion Rheinisches Landesmuseum Trier im Zentrum der Antike Trier – stellt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d) unbefristet in Teilzeit mit der Hälfte der durchschnittlichen Wochenarbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten ein. Dienstort ist Trier. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe E 5 TV-L.

Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) ist eine obere Landesbehörde und unmittelbar dem Ministerium des Innern und für Sport nachgeordnet. Sie vereint die Direktionen Landesarchäologie, Landesdenkmalpflege, Landesmuseum Koblenz, Landesmuseum Mainz, Rheinisches Landesmuseum Trier und die Direktion Burgen, Schlösser, Altertümer (B.S.A.) sowie Stabsstellen für zentrale Verwaltungs-, Marketing- und Bauaufgaben unter einem Dach.

Das Rheinische Landesmuseum Trier ist eines der wichtigsten archäologischen Museen in Deutschland. Herausragend ist die Fülle und Qualität der Zeugnisse zur Römerzeit. Daneben dokumentiert das Museum die Geschichte und kulturelle Entwicklung der gesamten Region von der Urgeschichte bis zum Ende des 18. Jahrhunderts. Die Sammlung wird laufend durch Neufunde der Landesarchäologie, Außenstelle Trier, bereichert, die fachlich der Direktion Landesarchäologie untersteht. Das Rheinische Landesmuseum bildet gemeinsam mit der Porta Nigra, den Kaiserthermen, dem Amphitheater, den Thermen am Viehmarkt, den Barbarathermen, der Igeler Säule und der römischen Villa in Otrang das „Zentrum der Antike Trier“.

Die Außenstelle Trier der Direktion Landesarchäologie und die Direktion Rheinisches Landesmuseum Trier unterstützen einander bei der Wahrnehmung der Fach- und Verwaltungsaufgaben.

Das abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabengebiet umfasst:

  • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
  • Führung des An- und Abwesenheitskalenders der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Direktion
  • Führung der Wiedervorlage und Registratur sowie analoge und digitale Ablage der Direktion
  • Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktionsleitung und Fachbereiche
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von PowerPoint-Präsentationen nach Vorgabe
  • Pflege von Adressdaten und Datenbanken
  • Führen von Besprechungsprotokollen
  • Führung von verschiedenen Terminkalendern
  • Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
  • Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
  • Mitarbeit bei der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von direktionseigenen Veranstaltungen
  • Internetrecherchen für die Direktion
  • Fertigung von Statistiken und Auswertungen
  • Organisation des Geschäftsbedarfs für die Zentrale der Direktion mit Budgetverantwortung
  • Fuhrparkmanagement für den Dienstwagen der Direktionsleitung

Für diese Aufgaben erwarten wir folgende Qualifikationen:

  • abgeschlossene Berufsausbildung in einem Sekretariatsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
  • einschlägige mehrjährige Berufserfahrungen
  • ausgeprägtes Organisationsvermögen, Selbstständigkeit und Organisationssinn
  • versierter Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook) und der einschlägigen Bürokommunikationstechnik sowie der Bedienung von Konferenz- und Medientechnik
  • gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
  • kompetentes und freundliches Auftreten
  • hohe Dienstleistungsorientierung sowie Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
  • Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit
  • flexible Einsatzfähigkeit auch an Wochenenden und Abenden im Rahmen der Betreuung von Veranstaltungen
  • Führerschein Klasse B bzw. 3

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt gemäß Tarifvertrag zurzeit 19,5 Wochenstunden.

Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes streben wir eine Erhöhung des Frauenanteils an und sind an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen und vollständigen Unterlagen in Kopie senden Sie bitte unter der Angabe der Kennziffer 47/2021 bis zum 08.12.2021 an:

Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz
Stabsstelle Personal
Festung Ehrenbreitstein
56077 Koblenz

oder

bewerbung@gdke.rlp.de

Wir bitten, Bewerbungsunterlagen nicht in Mappen oder Hüllen und auch nur als unbeglaubigte Kopien vorzulegen, da die Unterlagen nicht zurückgesandt werden; sie werden nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Wünschen Sie die Rücksendung Ihrer Unterlagen, bitten wir einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Sofern Sie Ihre Bewerbung per E-Mail zusenden, bitten wir alle Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei mit einer Dateigröße von bis zu 5 Megabyte zu übermitteln.

Weitere Informationen über die GDKE Rheinland-Pfalz finden Sie auf der Internetpräsenz: www.gdke.rlp.de

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 08.12.2021