Mitarbeiter/in mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d)

Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz

Trier

Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) – Direktion Landesarchäologie – Außenstelle Trier – tellt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d) unbefristet in Teilzeit mit der Hälfte der durchschnittlichen Wochenarbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten ein. Dienstort ist Trier. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe E 5 TV-L.

Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) ist eine moderne und bürgernahe Kultureinrichtung des Landes, die als obere Landesbehörde unmittelbar dem Ministerium des Innern und für Sport nachgeordnet ist. Sie vereint die Direktionen Landesarchäologie, Landesdenkmalpflege, Landesmuseum Mainz, Rheinisches Landesmuseum Trier, Landesmuseum Koblenz und die Direktion Burgen, Schlösser, Altertümer (B.S.A.) sowie Stabsstellen für zentrale Verwaltungs-, Marketing- und Bauaufgaben unter einem Dach.

Die Direktion Landesarchäologie dient der Erforschung, Sicherung und Erhaltung der archäologischen Denkmäler und Quellen nach dem Denkmalschutzgesetz. Das Arbeitsgebiet der Außenstelle Trier der Direktion Landesarchäologie umfasst den westlichen Teil von Rheinland-Pfalz, der durch die Mittelgebirgszüge von Eifel und Hunsrück und das Tal der Mittelmosel mit ihren Zuflüssen naturräumlich gegliedert wird. Die Region besitzt ein sehr hohes Fundaufkommen aus allen Epochen von der Altsteinzeit bis in die Zeit der Weltkriege. Einen Schwerpunkt der archäologischen Arbeit bildet die Erforschung der römischen Kaiserstadt Trier mit ihren UNESCO-Welterbestätten.

Die Direktion Rheinisches Landesmuseum Trier und die Außenstelle Trier der Direktion Landesarchäologie unterstützen einander bei der Wahrnehmung der Fach- und Verwaltungsaufgaben.

Das abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabengebiet umfasst:

  • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
  • Führung des An- und Abwesenheitskalenders der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Direktionsaußenstelle
  • Führung der Wiedervorlage und Registratur sowie analoge und digitale Ablage der Direktionsaußenstelle
  • Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Außenstellenleitung
  • Vorgangsverwaltung im Verfahren Träger öffentlicher Belange und bei denkmalrechtlichen Verfahren
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von PowerPoint-Präsentationen nach Vorgabe
  • Pflege von Adressdaten und Datenbanken
  • Führen von Besprechungsprotokollen
  • Führung von verschiedenen Terminkalendern
  • Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
  • Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
  • Mitarbeit bei der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von direktionseigenen Veranstaltungen
  • Internetrecherchen für die Direktionsaußenstelle
  • Fertigung von Statistiken und Auswertungen
  • Organisation des Geschäftsbedarfs für die Direktionsaußenstelle mit Budgetverantwortung
  • Fuhrparkmanagement für die Dienstwagen der Direktionsaußenstelle
  • Mitwirkung bei der Budgetverwaltung und Abrechnung von Drittmittelprojekten

Für diese Aufgaben erwarten wir folgende Qualifikationen:

  • abgeschlossene Berufsausbildung in einem Sekretariatsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
  • einschlägige mehrjährige Berufserfahrungen
  • ausgeprägtes Organisationsvermögen, Selbstständigkeit und Organisationssinn
  • versierter Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook) und der einschlägigen Bürokommunikationstechnik sowie der Bedienung von Konferenz- und Medientechnik
  • gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
  • kompetentes und freundliches Auftreten
  • hohe Dienstleistungsorientierung sowie Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
  • Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit
  • flexible Einsatzfähigkeit auch an Wochenenden und Abenden im Rahmen der Betreuung von Veranstaltungen
  • Führerschein Klasse B bzw. 3

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt gemäß Tarifvertrag zurzeit 19,5 Wochenstunden.

Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes streben wir eine Erhöhung des Frauenanteils an und sind an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen und vollständigen Unterlagen in Kopie senden Sie bitte unter der Angabe der Kennziffer 46/2021 bis zum 08.12.2021 an:

Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz
Stabsstelle Personal
Festung Ehrenbreitstein
56077 Koblenz

oder

bewerbung@gdke.rlp.de

Wir bitten, Bewerbungsunterlagen nicht in Mappen oder Hüllen und auch nur als unbeglaubigte Kopien vorzulegen, da die Unterlagen nicht zurückgesandt werden; sie werden nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Wünschen Sie die Rücksendung Ihrer Unterlagen, bitten wir einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Sofern Sie Ihre Bewerbung per E-Mail zusenden, bitten wir alle Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei mit einer Dateigröße von bis zu 5 Megabyte zu übermitteln.

Weitere Informationen über die GDKE Rheinland-Pfalz finden Sie auf der Internetpräsenz: www.gdke.rlp.de

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 08.12.2021