Mitarbeiter*in Sonderveranstaltungen (w/m/d)

Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss

Berlin

Mit dem Humboldt Forum entsteht ein neuer Ort des Erlebens, der Begegnung und des Lernens in der Mitte Berlins. Durch das Zusammenführen herausragender Sammlungen mit bedeutenden Exponaten sowie in vielfältigen Veranstaltungen regt das Humboldt Forum zu neuen Erkenntnissen über die Welt von gestern, heute und morgen an. Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss (SHF), eine rechtsfähige Stiftung des bürgerlichen Rechts mit Sitz in Berlin, ist Eigentümerin und Betreiberin des Humboldt Forums.

Der Bereich Besucherservice und Ticketing erarbeitet die operative Strategie für einen optimalen Service rund um alle Angebote des Humboldt Forums und der beteiligten Institutionen und verantwortet u. a. die Implementierung, Administration und den Betrieb des Ticketings und des CRM-Systems.

Für die den Bereich Besucherservice und Ticketing suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in Sonderveranstaltungen (w/m/d).

Ihre Aufgaben:

Sie betreuen Sonderveranstaltungen und stellen gästeseitig eine optimale Vorbereitung und protokollgerechte Umsetzung sicher.

Ihre Aufgabenschwerpunkte sind insbesondere:

  • Teilnahme an Besprechungen und Vorbegehungen, Erstellung von Protokollen, Aufbereitung von Unterlagen für definierte Ziel- und Aufgabenstellungen in Deutsch und Englisch
  • Kommunikation und Koordination mit den verantwortlichen Bereichen, Intendanz, Partner*innen und Teilnehmer*innen auf Deutsch und Englisch
  • Planung des Einladungsmanagements unter Berücksichtigung protokollarischer Anforderungen
  • Mitarbeit an Einladungsentwürfen auf Deutsch und Englisch
  • Abstimmung und Einrichtung von Adress-Verteilern
  • Einrichtung und Umsetzung der Einladungskampagne in der Marketing Cloud (Salesforce)
  • Protokollgerechte Platzierung von Gästen, Ehrengästen, VIPs und anderen hochrangigen internationalen Mandatsträgern aus Politik, Kultur und Wissenschaft in Zusammenarbeit mit dem Intendanzbüro
  • Vorbereitung und Abwicklung der Akkreditierung
  • Gästeseitige Betreuung der Veranstaltung
  • Abwicklung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation in Deutsch und Englisch
  • Terminplanung, Steuerung, Koordinierung und Überwachung der Termine und Deadlines in Bezug auf das Einladungsmanagement
  • Definition von Personalanforderungen für Aufgaben aus dem Bereich Besucherservice und Ticketing (Einlasskontrolle, Garderobe, Gästebetreuung)
  • Mitarbeit am kontinuierlichen Verbesserungsprozess
  • Übergreifende Mitarbeit im Besucherservice-Team mit Schwerpunkt CRM und Kampagnenmanagement

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung mit Schwerpunkt auf Fremdsprachen (z. B. geprüfte Fremdsprachenkorrespondent*in, Fremdsprachensekretär*in) oder einer anerkannten vergleichbaren Qualifikation für Englisch
  • Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich protokollarischer Veranstaltungen einer Kultureinrichtung/-institution
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in den Sprachen Deutsch und Englisch sowie eine weitere Fremdsprache erwünscht
  • Gute Anwenderkenntnisse in MS Office und in der Nutzung von CRM-Systemen (bevorzugt Salesforce/Marketing Cloud)
  • Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägte Koordinations- und Organisationsfähigkeiten
  • Hohe Auffassungsgabe sowie Fähigkeit zum vernetzten Denken und Handeln in einer komplexen Struktur sowie ausgeprägte Teamfähigkeit und Lösungsorientierung

Unser Angebot:

  • Anspruchsvolle Tätigkeit in einer jungen, im Entstehen begriffenen Kulturorganisation an einem historischen Ort mitten in Berlin
  • Eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team
  • Unterstützung Ihrer fachlichen Weiterentwicklung

Die Vergütung erfolgt unter Anwendung des TVöD- Bund für die Entgeltgruppe 8. Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet.

Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss möchte ein diversitätsorientiertes Arbeitsumfeld schaffen. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, gleich Ihrer Nationalität, Herkunft, sexuellen Orientierung, Ihres Geschlechts, Alters oder einer Beeinträchtigung. Bewerbungen von nicht-deutschen Muttersprachler*innen sowie Menschen mit marginalisierten Perspektiven sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung und Qualifikation werden Bewerbungen von Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf und Zeugnissen als einzelne PDF-Datei unter dem Betreff „212/2021 Sonderveranstaltung“ bis zum 10.03.2021 (Posteingang) an:

bewerbung@humboldtforum.org

Bitte fassen Sie ihre Unterlagen in einer PDF-Datei zusammen, die Sie mit Ihrem Vor- und Zunamen benennen. Aufgrund der aktuellen Situation empfehlen wir, von Bewerbungen auf dem herkömmlichen Postweg abzusehen.

Bei Rückfragen  zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Frau Dode (diana.dode@humboldtforum.org).

Aus Kostengründen können Bewerbungsunterlagen oder umfangreiche Publikationen nur zurückgesandt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Postanschrift: Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss, Personal, Unter den Linden 3, 10117 Berlin.

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 10.03.2021