Mitarbeiter*in Verwaltung, Sekretariat, Büromanagement

Die Universitätsstadt Gießen stellt ein

Mitarbeiter*in Verwaltung, Sekretariat, Büromanagement

für das Oberhessische Museum im Kulturamt

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, welche zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet für die Dauer der Abwesenheit der Stelleninhaberin, bis zum 31.05.2026, zu besetzen ist.

Das Oberhessische Museum in Gießen beherbergt eine regionalgeschichtliche Universalsammlung. Drei Museumshäuser sowie ein Museumsdepot beherbergen Objekte der Menschheitsgeschichte von der Vor- und Frühgeschichte über Volkskunde und Kunsthandwerk bis hin zu zeitgenössischer Malerei. Im Rahmen einer Neukonzeption wird derzeit an einer neuen Dauerausstellung für das Oberhessische Museum gearbeitet, die Eröffnung ist für 2026 geplant.

Als Mitglied eines dynamischen Teams erledigen Sie an der Schnittstelle von Museumsleitung, Team-Kommunikation und Verwaltung alle anfallenden Verwaltungsaufgaben zuverlässig. Sie sind ein Organisationstalent und beherrschen das Rechnungs- und Vergabewesen. Sie bringen aber auch kreative Ideen mit ein und nehmen alltägliche Herausforderungen gerne an.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• Assistenz Administration/Bürokommunikation:
• Haushalts-, Rechnungs- und Vergabewesen
• In Abstimmung mit der Museumsleitung, Bearbeitung von Verwaltungsangelegenheiten, u. a. in den Aufgabenbereichen Haushaltsplan, Jahresberichte, Mittelfreigabe, freihändige Vergaben, Kleinaufträge und Statistiken,
• Bearbeitung von Geschäftsvorfällen sowie deren Kontierung, insbesondere Überprüfen von Rechnungen und Lieferscheinen, sowie Abrechnung von Bestellscheinen,
• Erstellung von Routine-Kassenanordnungen, Überprüfung von Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, Buchung in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Kassenführung,
• Kontrollieren und Sortieren des Funktionspostfaches (Maileingang) des Museums, sowie ggf. Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs, Abfassen von Schriftstücken zur unterschriftsreifen Vorlage,
• Beschaffung von Büromaterial für das gesamte Team,
• Führen der Adresskartei für Einladungen und Ausstellungen und Versand von allen Druckerzeugnissen,
• Absprachen mit Versicherungen zum Schutz von Museumsobjekten (sowohl intern als auch extern, Unterstützung des Leihverkehrs),
• Unterstützung des Veranstaltungsmanagements:
• Koordinieren und Umsetzen von Veranstaltungen,
• Honorarabwicklungen,
• Ausfertigung Honorarverträge, Abrechnung der Einnahmen und Honorarzahlungen, einschl. Veranstaltungen,
• Annahme und Weitergabe von Anmeldungen für Veranstaltungen,
• Terminvergabe und Vermietung des Netanya-Saals, sowie alle dazugehörigen Absprachen mit externen Partner*innen.

Persönliches und fachliches Anforderungsprofil:

• Vorrangig abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Kaufmann*frau für Büromanagement bzw. alternativ in einem vergleichbaren Bürofachberuf,
• Berufserfahrung in einer kommunalen Verwaltung ist von Vorteil,
• Erfahrungen im Sekretariat einer Geschäftsleitung oder einer Abteilung sind von Vorteil,
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit,
• offenes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten,
• kreative und ergebnisorientierte Arbeitsweise,
• Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Einsatzbereitschaft,
• Stressresistenz,
• Bildschirmtauglichkeit und EDV-Kenntnisse im Bereich der MS-Office-Standardsoftware,
• interkulturelle Kompetenz ist wünschenswert.

Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 7 TVöD

Wir bieten Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team,
• attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote,
• ein vielfältiges, zukunftsorientiertes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet,
• flexible Arbeitszeiten und Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. auch die Möglichkeit von Home-Office und mobilem Arbeiten,
• einen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Verkehrsanbindung, zahlreichen Einkaufsmöglichkeiten und ortsnaher Natur,
• Maßnahmen zur Gesundheitsförderung,
• betriebliche Altersvorsorge,
• Sonderzahlungen nach dem TVöD für Beschäftigte,
• ein Jobticket zur Nutzung im gesamten RMV-Gebiet.

Nach dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz sind wir zur Erhöhung der Frauenquote verpflichtet. Deswegen sind Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Für unsere moderne, offene, bürgerorientierte Verwaltung sind Bewerbungen von Fachkräften mit Migrationshintergrund gewünscht.

Die Universitätsstadt Gießen zeichnet sich durch Gleichstellung, Antidiskriminierung und Chancengleichheit aus. Daher wünschen wir uns von allen Bewerber*innen Gleichstellungs- und Vielfaltskompetenz.

Eine Besetzung der Vollzeitstelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Dies gilt auch für Funktionen mit Vorgesetzten- und Leitungsaufgaben aller Hierarchieebenen.

Ehrenamtliches Engagement ist uns wichtig. Soweit Sie ehrenamtlich tätig sind, bitten wir Sie, dies in den Bewerbungsunterlagen anzugeben. Im Ehrenamt erworbene Erfahrungen und Fähigkeiten können gegebenenfalls im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung positiv berücksichtigt werden, wenn sie für die vorgesehene Tätigkeit dienlich sind.

Wenn Sie unser Angebot angesprochen hat, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 30. April 2024 an den

Magistrat der Universitätsstadt Gießen
– Haupt- und Personalamt –
Berliner Platz 1, 35390 Gießen.

Onlinebewerbungen nehmen wir bevorzugt entgegen. Diese richten Sie bitte an bewerbung@giessen.de.

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Herr Tröller vom Haupt- und Personalamt unter der Rufnummer 0641 306-1026 zur Verfügung.

Bitte legen Sie die Bewerbungsunterlagen in Kopie und ohne Klarsichthüllen, Hefter o. Ä. vor, da diese aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden können. Sollte eine Rücksendung der Unterlagen gewünscht werden, bitten wir einen frankierten Rückumschlag beizufügen. Ist dies nicht der Fall, werden die Unterlagen im Anschluss an das Auswahlverfahren vernichtet. Des Weiteren wird ebenfalls aus Kostengründen auf eine Eingangsbestätigung und auf Zwischennachrichten verzichtet.