Sachbearbeitung im Fachbereich Transport und Versicherung (m/w/d)

Kunst- und Ausstellungshalle der Bundesrepublik Deutschland

Bonn

Die Bundeskunsthalle bietet als Haus für Wechselausstellungen ein internationales und abwechslungsreiches Programm. Jährlich finden fünf bis acht große Ausstellungen aus den Bereichen Kunst und Kulturgeschichte, Archäologie, Wissenschaft und Technik statt. Die Bundeskunsthalle veranstaltet darüber hinaus Lesungen, Vorträge, Diskussionen, Symposien, Film-, Theater- und Musikaufführungen sowie andere Präsentationen und steht auch als Forum für Gespräche zwischen Persönlichkeiten aus Kunst, Kultur- und Geistesleben sowie aus dem Bereich der Politik zur Verfügung.

Zum 01. April 2022 ist in unserem Haus die Position Sachbearbeitung im Fachbereich Transport und Versicherung (m/w/d).

zu besetzen. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer 39-Stunden-Woche. Die Vergütung richtet sich bei Erfüllung der personen- und tätigkeitsbezogenen tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 8 TVöD Bund zuzüglich der im Bereich des öffentlichen Dienstes üblichen sozialen Leistungen (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, leistungsorientierte Bezahlung).

Wir bieten Ihnen

einen sicheren Arbeitsplatz, der die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf durch moderne Arbeitszeitmodelle, wie z.B. gleitende Arbeitszeit oder mobile Arbeit, gewährleistet. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, an interessanten Fort-/Weiterbildungen teilzunehmen und ein Jobticket zu beziehen, das von uns bezuschusst wird (50 % der Ticketkosten, höchstens 40,- € monatlich).

Inklusion und Integration sind unserem Haus ein besonderes Anliegen. Bewerbungen von Menschen mit diversen Hintergründen (z. B. Menschen aller Nationalitäten, schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Bewerber*innen) werden daher begrüßt.

Ihre Aufgaben im Rahmen der ausgeschriebenen Stelle:

Organisatorische Aufgaben / Verwaltungsaufgaben im Fachbereich Transport und

Versicherung

  • Transportbetreuung: Koordination der Transporte in Absprache mit den Speditionsunternehmen, Erstellen von Dokumenten (Labels, Kistenlisten) zur Prüfung der korrekten An- und Abtransporte, Kontrolle/Überwachung und Dokumentation der Transporte, Betreuung von Zollverfahren, Koordination von Auf- und Abbauten mit internen und externen Speditionsteams
  • Kurierbetreuung (Betreuung von in- und ausländischen Kurieren inkl. Reise- und Hotelplanung, Visabeschaffung, Krankenversicherung, Kuriergelder etc.)
  • Fachbereichsspezifische Dateneingabe und -pflege in der Datenbank FileMaker
  • Beantragung und/oder Rückgabe der Bundesgarantie, Ausstellen der Bundesgarantie-Urkunden und Versand an den/die jeweilige/n Leihgeber*in
  • Erstellung von MACH (Beschaffungs-) Vorgängen für alle transport- und leihvertragsrelevanten Aspekte inklusive rechnerischer und fachlicher Rechnungsprüfung
  • Angebotsprüfung (v. a. im Rahmen von Ausschreibungen) zur Wahrung des Vier-Augen-Prinzips innerhalb des Fachbereichs Transport und Versicherung
  • Korrespondenz (mehrsprachig)
  • Terminkoordination mit In- und Externen (z. B. Ausstellungskurator*innen bzw. Ausstellungsleiter*innen, Restaurator*innen, Leihgeber*innen, Speditionen, Kurier*innen)

Leihvertragsmanagement im Fachbereich Transport & Versicherung

  • Prüfen der externen Leihverträge auf Bedingungen im Bereich Transport und Versicherung und Abgleich mit den hausinternen Regelungen/Bestimmungen/Vorgaben, ggf. Entwicklung von Lösungsvorschlägen für eventuelle Nachverhandlungen mit den Leihgeber*innen
  • Führen von Nachverhandlungen mit Leihgeber*innen zu deren Transport- und Versicherungsbedingungen
  • Überwachung/Projektbezogene Kontrolle der Einhaltung von Leihvertragssauflagen in Bezug auf die Bereiche Transport und Versicherung in Zusammenarbeit mit den Ausstellungskurator*innen bzw. Ausstellungsleiter*innen, der fachlichen Leitung Transport und Versicherung und den Leihgeber*innen
  • Umsetzung der Versicherungseindeckung, u. a. in Zusammenarbeit mit Consultants und Versicherungsvertreter*innen der Leihgeber*innen
  • Verwaltung aller Original-Leihverträge zum jeweiligen Ausstellungsprojekt

Unser Anforderungsprofil / Ihre Qualifikationen:

Fachliche Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation, die den Anforderungen der Entgeltordnung des TVöD Bund entspricht
  • Berufserfahrung im Bereich Transport und Versicherung – bevorzugt im kulturellen/musealen Bereich
  • Kenntnisse im nationalen und internationalen Transport-/Versicherungsrecht wünschenswert
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse wünschenswert
  • Versierter Umgang mit moderner Bürotechnik und sehr gute Kenntnisse aller MS-Office Programme; Kenntnisse der Software FileMaker und der Software MACH wünschenswert

Persönliche Anforderungen

  • Initiativ, verlässlich, selbstständig
  • Freundliches, sicheres und überzeugendes Auftreten
  • Hohe Belastbarkeit
  • Fähigkeit zu Kooperation und Kommunikation
  • Fähigkeit zu strukturellem Arbeiten
  • Verschwiegenheit; Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Daten
  • Bereitschaft zu Arbeitszeiten außerhalb der Gleitzeitzone in Auf- und Abbauphasen von Ausstellungen

Wenn Sie Interesse an einer Mitarbeit in einem engagierten Team haben, freuen wir uns über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte bis zum 31.01.2022 per E-Mail (bewerbungen@bundeskunsthalle.de) an Frau Ute Bruns-Vohs, Leiterin Bereich Recht, Personal, Transport, Versicherung, richten.

Bewerbungen mit gepackten Anhängen und/oder Bewerbungen, die einen Link zu den Bewerbungsunterlagen enthalten, können aus IT-Sicherheitsgründen leider nicht berücksichtigt werden und werden unsererseits umgehend gelöscht bzw. gar nicht erst zugestellt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nach Möglichkeit in einem einzigen pdf-Dokument ein.

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 31.01.2022