Sekretär (m/w/d)

Staatliche Kunsthalle Baden-Baden

Baden-Baden

Stellenausschreibung als Sekretär (m/w/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet zunächst auf 2 Jahre

Die Staatliche Kunsthalle Baden-Baden ist seit ihrer Eröffnung im Jahr 1909 der Auseinandersetzung mit internationaler Gegenwartskunst verpflichtet. Sie ist ein Ort der Produktion und der Präsentation. Seit Mai 2020 verantworten Cagla Ilk und Misal Adnan Yildiz als Direktorenteam die Programmgestaltung mit einem transdisziplinären und transkulturellen Ansatz, der Kunst in einer notwendigen Auseinandersetzung mit einer diversen gesellschaftlichen Realität begreift.

Ihre Aufgaben:

  • Selbstständige Führung und Organisation des Sekretariats (z. B. Postbearbeitung, Bestellungen, Führen der Registratur)
  • Entlastung des Direktorenteams bei allen anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft (z. B. Terminplanung, nationale und internationale Korrespondenz, Erstellung von Berichten)
  • Organisation von Personalangelegenheiten (z. B. Bewerbermanagement)
  • Zuständig für das Info-Postfach und die Telefonzentrale des Museums
  • Telefonische und schriftliche Führungsannahme inkl. Angebotserstellung und Beratung
  • Dienstreisemanagement (z. B. Erfassung von Dienstreiseanträgen, Reisekostenabrechnung)
  • Koordination und Unterstützung bei der Durchführung von Projekten
  • Vertretungsweise Mitarbeit an der Kasse

Ihr Profil:

  • abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst
  • Berufserfahrung im Sekretariat, idealerweise in der Geschäftsführung
  • sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • sicherer Umgang mit gängiger Office-Software (Word, Outlook, Power Point, Excel etc.)
  • Knowhow in Büroorganisation und Koordination
  • Ideen zur Verbesserung bzw. Weiterentwicklung von internen Prozessen und Abläufen
  • hohes Maß an Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
  • hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Eigeninitiative
  • Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
  • Flexibilität, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit sich rasch in unterschiedliche Aufgabenbereiche einzuarbeiten
  • Diskretion und Loyalität

Wir bieten:

Einen vorerst auf zwei Jahre befristeten Arbeitsvertrag nach EG9 des TV-L sowie ein kreatives, spannendes Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen, internationalen Themen.

Da es sich um eine sachgrundlos befristete Stelle gemäß § 14 Absatz 2 Satz 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) handelt, scheiden gemäß § 14 Absatz 2 Satz 2 TzBfG Bewerber (w/m/div) aus, die bereits zuvor beim Land Baden-Württemberg in einem Arbeitsverhältnis beschäftigt waren.

Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik. Die Bewerbungen von Frauen*, People of Color sowie Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Sind Sie interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) in einem PDF-Dokument mit einer max. Größe von 10 MB an bewerbungen@kunsthalle-baden-baden.de

Für Fragen steht Ihnen gerne Herr Hendrik Bündge zu Verfügung unter buendge@kunsthalle-baden-baden.de oder telefonisch +49-7221-30076-405.

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!