Sekretär (m/w/d)

Städtisches Museum

Halberstadt

Die Stadt Halberstadt (Landkreis Harz) mit ihrer 1200jährigen Geschichte sucht zum 1. Januar 2019 eine engagierte Person (m/w/d) für das Vorzimmer des Städtischen Museums mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 20 Stunden und der Entgeltgruppe E05.

Die Einstellung ist unbefristet vorgesehen.

Das vielseitige und interessante Stellenprofil beinhaltet folgende Aufgaben:

Aufgaben in der Geschäftsstelle

  • telefonische und schriftliche Terminkoordinierung für Museumsleitung, Mitarbeiter/innen und Förderverein
  • Führung von Anwesenheitslisten, Krankmeldungen, Urlaubskartei
  • selbständige Anfertigung von Schreiben und Einladungen
  • Führung und ständige Aktualisierung der Adressenlisten, auch für den Förderverein
  • Protokollierung von Sitzungen
  • Führung des allgemeinen Schriftverkehrs
  • Beschaffung und Inventarisierung des Büro- und Verbrauchsmaterials

Haushaltstechnische Aufgaben in Zusammenarbeit mit der Museumsleitung

  • Führung und Überwachung der Haushaltsteile Städtisches Museum/Schraube-Museum, Museumsbibliothek, Schachmuseum Ströbeck und Historisches Archiv im PC-Programm INFOMA
  • Bearbeitung eingehender Rechnungen und Ablageverwaltung
  • Auftragserteilung im Auftrag der Museumsleitung
  • Rechnungslegung für Dienstleistungen des Museums und seiner Nebeneinrichtungen
  • Überwachung und Unterstützung der Antragstellung, Bearbeitung der Abrechnung von geförderten Maßnahmen zur Unterstützung der Museumsarbeit auch durch den Förderverein
  • Verwaltung der Handkasse

Museumsspezifische Arbeitsaufgaben

  • allgemeine Auskunftstätigkeit, Sichtung und Weiterleitung von Anfragen
  • Organisationsaufgaben im Auftrag der Museumsleitung
  • Unterstützung bei Durchführung und Organisation der Veranstaltungen von Museum und Förderverein
  • selbständige Anfertigung von Programmen und Veranstaltungsangeboten, Führung von Anmeldelisten
  • Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit, Recherche für Pressetexte, Bildsuche und Versand
  • Unterstützung Textvorbereitung für Ausstellung, Recherche und Schreibarbeiten
  • Unterstützung Schriftwechsel zu Leihverträgen- und Versicherungen
  • Führung und Überwachung der Ablage Leihverträge, Datenmanagement Ab- und Rückgabe von Leihsachen, Regelmäßige Kontrolle von Dauerlausleihen an und vom Museum und seiner Nebeneinrichtung

Folgende fachlichen und persönlichen Qualifikationen erwarten wir:

  • mindestens eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kauffrau/mann für Büromanagement oder als Facharbeiter/in für Schreibtechnik
  • umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Büro- und allgemeinen Verwaltungsdienst werden erwartet
  • sehr gute Kenntnisse MS Office
  • selbstständiges, flexibles Arbeiten
  • Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein
  • Interesse an kultureller Arbeit und an historischen Themen

Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Sie bringen die Voraussetzungen mit und sind an dieser Tätigkeit interessiert? Dann richten Sie bitte Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen (lückenloser Lebenslauf und Tätigkeitsnachweise, Nachweise der Bildungs- und Berufsabschlüsse sowie alle qualifizierten Zeugnisse) – gern auch als E-Mail/ De-Mail (nur ein Anhang im PDF-Format, maximale Größe 15 MB) unter Angabe des Stichwortes „Museum“ bis zum 14.12.2018 an die

Stadt Halberstadt

FB Innere Verwaltung/KITA/Schulen

Herrn Kuschel

Domplatz 49 38820 Halberstadt

E-Mail bewerbung@halberstadt.de

E-Mail post@halberstadt.de-mail.de

 

Wir bitten als Bewerbungsunterlagen ausschließlich Fotokopien zu verwenden und auf aufwändige Bewerbungsmappen, Klarsichthüllen etc. zu verzichten.

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Bewerbungsunterlagen (aussagekräftiges und unterschriebenes Anschreiben, Lebenslauf, Nachweis Berufsabschluss, ggf. Arbeitszeugnisse) in das Auswahlverfahren einbezogen werden. Unterlagen werden nur zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Ansonsten werden die Unterlagen von nicht berücksichtigten Bewerbern/innen nach Ablauf von 6 Monaten nach Bewerbungsschluss vernichtet. Bewerbungskosten werden nicht erstattet. Wir weisen darauf hin, dass bei Angabe einer E-Mail-Adresse alle Benachrichtigungen über diesen Weg erfolgen.

Sollten Sie im Fall der De-Mail Kommunikation eine Eingangsbestätigung benötigen, so versenden Sie Ihre De-Mail mit einer entsprechenden Versandoption:

  • Versandbestätigung – ist vergleichbar mit einem „Einschreiben“
  • Persönlich – ist vergleichbar mit der Option „Eigenhändig“
  • Eingangsbestätigung – entspricht einem „Rückschein“

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 14.12.2018