Sekretär*in der Stiftungsleitung (m/w/d)

Die Stiftung Historische Museen Hamburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person als
Sekretär*in der Stiftungsleitung (m/w/d)
unbefristet in Vollzeit
Als Sekretär*in der Stiftungsleitung sind Sie in einer besonderen Vertrauensposition. Sie zeich-nen sich durch sehr hohe Zuverlässigkeit aus und unterstützen mit Übersicht, Effizienz und Kommunikationsvermögen die Stiftungsleitung in der Erledigung ihrer komplexen Aufgaben-stellungen sowie Innen- und Außenkontakte. Sie sind Teil des Teams der Stiftungsleitung, die vom Direktor und Vorstand der SHMH und der Kaufmännischen Direktorin gebildet wird und arbeiten eng mit der Assistenz der kaufmännischen Direktion und der Referentin des Vor-stands zusammen.

Ihre Aufgaben

• Terminkoordination:
• Terminanfragen per E-Mail prüfen, priorisieren und beantworten
• Pflege der Terminkalender der Stiftungsleitung
• Schnittstellenfunktion in der Terminabsprache für die Stiftungsleitung zu allen Bereichen der SHMH
• Planung von festen Jahresterminen (Direktionsrunden, Jour Fixe, Sommerfeste, Klausurtagungen)
• Allgemeine Bürotätigkeiten:
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• Beschaffung von Büro- und Sitzungsmaterialien
• Bearbeitung von Rechnungseingängen
• Koordination der Unterschriftsläufe
• Transportmittel und Übernachtungen buchen, Preisvergleiche durchführen
• Vor- und Nachbereitung des Besprechungsraums inkl. der Besprechungstechnik
• Organisation und Abwicklung der Bewirtungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehr-jähriger Berufserfahrung
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Arbeit von Kulturbetrieben, idealerweise in Museen oder im Bereich der öffentlichen Verwaltung
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Organisation von Besprechungen
• Sicherer Umgang mit MS 365, besonders Outlook, Teams und weiteren digitalen Tools sowie Besprechungstechnik
• Hohes Organisationsverständnis und Priorisierungsvermögen
• Belastbarkeit und Teamfähigkeit
• Ausgewiesene, diversitätsensible Kommunikationsfähigkeit
• Strukturierte Arbeitsweise und Organisationsfähigkeit
• Verbindliches Auftreten
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Deutsch in Wort und Schrift und gute englische Sprachkenntnisse, mind. B2 Niveau

Unser Angebot

• Sinnstiftende Arbeit in einem vielfältigen Kulturbetrieb
• Attraktive Vergütung und transparentes Gehaltsmodell gemäß Tarifvertrag der Arbeits-rechtlichen Vereinigung Hamburg (TV-AVH)
• Eine tarifliche Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
• Betriebliche Gesundheitsförderung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Vereinbarkeit von Beruf und allem anderen, was in Ihrem Leben wichtig ist
• Sechs Wochen Jahresurlaub
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Angebot des HVV Deutschlandtickets und Fahrradleasing
• Die Vergütung dieser Position erfolgt nach E 6 TV-AVH.

Ihre Bewerbung

Die Stiftung Historische Museen Hamburg begrüßt Bewerbungen von Menschen aller ge-schlechtlicher Identitäten, Nationalitäten, von Black, Indigenous und People of Colour sowie von Menschen mit Flucht- oder familiärer Migrationsgeschichte. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher fachlicher Eignung vorrangig berücksichtigt (§ 2 SGB IX).

Bitte bewerben Sie sich bis zum 6. September 2026 über unser Stellenportal:
www.shmh.de/karriere/

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