Sekretär*in des Institutsdirektors

Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung

Görlitz

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) wurde 1817 gegründet und zählt zu den wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt. An den elf Standorten in ganz Deutschland betreiben Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus über 40 Nationen modernste Forschung auf internationaler Ebene.

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung mit Hauptsitz in Frankfurt am Main sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für ihren Standort in Görlitz „Senckenberg Museum für Naturkunde“ im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung eine*n Sekretär*in des Institutsdirektors (Vollzeit)

Das sind Ihre Herausforderungen:

  • eigenverantwortliche Bearbeitung aller in einem Sekretariat anfallenden Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, insbesondere Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen sowie Erstellung von Arbeits-, Sitzungs- und Präsentationsunterlagen, Aktenablage, Telefonvermittlung
  • Bewirtschaftung des Büromaterialbedarfs des Instituts
  • Erstellen und Schreiben von Korrespondenz und Fachtexten nach Diktat (in deutscher und englischer Sprache
  • Terminplanung für die Direktion, einschließlich Terminüberwachung
  • Koordination von Dienstreisen sowie vorbereitende Reisekostenabrechnung
  • Unterstützung bei der Organisation von Studienangelegenheiten, Vorbereitung von Lehrveranstaltungen, Ansprechperson für Studierende
  • Organisation und Begleitung repräsentativer Veranstaltungen
  • Betreuung und Kontaktpflege von Besucher*innen und Gästen
  • Umgang mit vertraulichen Informationen

Ihr Profil

  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich der Bürokommunikation oder ein anderer vergleichbarer Abschluss
  • Berufserfahrung im Sekretariat, idealerweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
  • sehr gutes Organisationsgeschick, Termintreue sowie Erfahrung in der Büroorganisation
  • sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • sehr gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen (insb. Word, Excel, PowerPoint)
  • Sie verfügen über Sozialkompetenz, Vertrauenswürdigkeit und -interkulturelle Kompetenz.
  • Sie besitzen eine schnelle Auffassungsgabe, sind motiviert und behalten in jeder Situation den Überblick.
  • Sie verfügen über eine hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, arbeiten eigenständig, strukturiert, zuverlässig, vorausschauend und ergebnisorientiert, sind engagiert und zeitlich flexibel.
  • Idealerweise sind Sie im Besitz des Führerscheins der Klasse B. Ein freundliches und souveränes Auftreten rundet Ihr Profil ab.

Das erwartet Sie

  • Eine attraktive, verantwortungsvolle und herausfordernde Tätigkeit in einer weltweit anerkannten Forschungseinrichtung mit motiviert und professionell arbeitenden Kolleg`*innen
  • flexible Arbeitszeiten, familienfreundliche Arbeitsbedingungen (zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“) – offenes und kollegiales Umfeld – Dienstausweis in Verbindung mit kostenfreiem Eintritt in alle Senckenberg Museen – Jahressonderzahlung (nach TV-L) – betriebliche Altersvorsorge
  • Ort: Görlitz
  • Beschäftigungsumfang: Vollzeit (40 Stunden/Woche)
  • Vertragsart: befristet für die Dauer des Mutterschutzes und der Elternzeit (voraus. Vertragsende 31.08.2022)
  • Vergütung: E6 TV-L

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders bevorzugt. Die Beachtung der Vorschriften des Gesetzes über Teilzeitarbeit ist gewährleistet.

Sie möchten sich bewerben?

Dann senden Sie Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form (als eine zusammenhängende PDF-Datei) bitte unter Angabe der Referenznummer #08-20012 bis zum 24.01.2021 an recruiting@senckenberg.de oder bewerben Sie sich direkt auf unserer Homepage über das Online Bewerbungsformular.

Ihr Ansprechpartner für fachliche Rückfragen ist Herr Prof. Dr. Willi Xylander, willi.xylander@senckenberg.de, Tel. 03581 / 4760-5110.

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 24.01.2021