Sekretär*in (m/w/d)

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) wurde 1817 gegründet und zählt zu den wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt. An den elf Standorten in ganz Deutschland betreiben Wissenschaftler*innen aus über 40 Nationen modernste Forschung auf internationaler Ebene. Hauptsitz der Gesellschaft ist die Mainmetropole Frankfurt im Herzen Deutschlands. Hier befindet sich auch eine der bekanntesten Senckenberg-Einrichtungen, das Senckenberg Naturmuseum.

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung mit Hauptsitz in Frankfurt am Main sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Büro des Generaldirektors eine/n

Sekretär*in (m/w/d)

(Vollzeit / vollzeitnahe Teilzeit möglich)

Sie bereichern unser Team durch

• selbstständige Bearbeitung von allgemeinen und speziellen Sekretariatsaufgaben, u.a. Terminkoordination, Telefonannahme und Korrespondenz (mehrsprachig) mit (internationalen) Partnern und Gremien
• Organisation und Betreuung von Terminen mit internen und externen Gesprächspartnern, repräsentative Funktion im Kontakt mit Besuchern
• koordinative und kommunikative Schnittstellenfunktion zwischen allen Bereichen der sieben Senckenberg Forschungsinstitute und externen Kontakten (z.B. Kooperationspartnern, Zuwendungsgebern, Gremienmitgliedern etc.)
• eigenständige Vor- und Nachbereitung von Besprechungsterminen der Generaldirektion

• Vorbereitung von Arbeits- und Sitzungsunterlagen in Rücksprache mit dem Generaldirektor und dem Team
• komplexes Terminmanagement und Reisekoordination des Generaldirektors
• Unterstützung in allgemeinen administrativen Angelegenheiten (Rechnungen, Bestellungen, Abrechnungen)

Sie überzeugen mit

• einer erfolgreich abgeschlossenen Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär/in oder einer vergleichbaren Qualifikation
• mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariat oder im administrativen Bereich, idealerweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
• Organisationsstärke und mit strukturierter, vorausschauender, ergebnisorientierter, präziser und selbstständiger Arbeitsweise
• einem hohen Maß an Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit
• sicheren Englischkenntnissen in Wort und Schrift
• guten Kenntnissen der gängigen MS-Office Anwendungen; SAP Kenntnisse sind von Vorteil
• interkultureller Kompetenz und Aufgeschlossenheit

Außerdem besitzen Sie eine sehr schnelle Auffassungsgabe im komplexen Arbeitsumfeld, sind motiviert und behalten auch in herausfordernden Situationen den Überblick. Ein freundliches und souveränes Auftreten rundet Ihr Profil ab.

Wir bieten Ihnen

• eine attraktive und abwechslungreiche Tätigkeit in einem motivierten Team
• selbstständiges Handeln und fachliche Gestaltungsmöglichkeiten in einem internationalen und professionellen Umfeld
• einen attraktiven Arbeitsplatz in unmittelbarer Innenstadtnähe mit optimaler Anbindung an den ÖPNV
• flexible Arbeitszeiten – Unterstützung bei Kinderbetreuung oder bei der Pflege von Familienangehörigen (zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“) – Dienstausweis in Verbindung mit kostenfreiem Eintritt in viele städtische Museen – tarifliche Jahressonderzahlung – tariflichen Urlaubsanspruch – betriebliche Altersvorsorge

Ort:                                    Frankfurt am Main

Beschäftigungsumfang:     Vollzeit (40 Stunden/Woche), vollzeitnahe Teilzeit möglich

Vertragsart:                       zunächst befristet für die Dauer von 2 Jahren;

eine Entfristung des Arbeitsverhältnisses wird beabsichtigt

Vergütung:                         Tarifvergütung nach TV-H E 8

Senckenberg setzt sich für Vielfalt ein. Wir profitieren von den unterschiedlichen Kompetenzen, Sichtweisen und Persönlichkeiten unserer Mitarbeiter*innen und freuen uns über jede Bewerbung von qualifizierten Bewerber*innen, unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer oder kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung. Bewerber*innen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Senckenberg unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf eine gleichberechtigte und inklusive Arbeitskultur

Sie möchten sich bewerben?

Dann senden Sie Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse), vorzugsweise in elektronischer Form (als eine zusammenhängende PDF-Datei) bitte unter Angabe der Referenznummer #01-23042 bis zum 01.10.2023 an:

Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung
Senckenberganlage 25
60325 Frankfurt am Main

E-Mail: recruiting@senckenberg.de

Ansprechpartnerin für fachliche Fragen ist Frau Dr. Sybille Roller.

E-Mail sybille.roller@senckenberg.de

Tel.: 069 / 7542- 1301

Weitere Informationen über die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung finden Sie unter www.senckenberg.de.