Sekretariat der Direktion (m/w/d)

Stiftung Historische Museen Hamburg

Hamburg

Die Stiftung Historische Museen Hamburg (SHMH), Stiftung des öffentlichen Rechts, ist eine der größten stadt- und regionalgeschichtlichen musealen Einrichtungen Europas. Mit den in der Stiftung verbundenen Museen an sieben Standorten repräsentiert die Stiftung die Geschichte Hamburgs und seines Umlandes vom Hafenarbeiter bis zum Großbürgertum einschließlich der nationalen und europäischen Bezüge.

Als eines der drei Haupthäuser der Stiftung präsentiert das Altonaer Museum die Geschichte und Kulturgeschichte der ehemals selbständigen Stadt Altona mit ihren Bezügen zu Hamburg und zum norddeutschen Raum. Das Museum will insbesondere Kinder und Familien ansprechen und strebt eine diversitätssensible Öffnung der Institution an. Zum Altonaer Museum gehört das Jenisch Haus als Außenstelle. Sowohl das Altonaer Museum als auch das Jenisch Haus stehen aktuell vor umfangreichen inhaltlichen und baulichen Modernisierungen, die mit Mitteln des Bundes und der Freien und Hansestadt Hamburg umgesetzt werden sollen.

Wir suchen zum 01.02.2022 für das Altonaer Museum eine Person für das Sekretariat der Direktion (m/w/d, unbefristet) in Vollzeit

Gesucht wird eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit zur Organisation des Vorzimmers der Direktion, die ziel- und teamorientiert arbeitet, loyal und verantwortungsbewusst handelt und darüber hinaus Freude an der Arbeit in einem Museum mitbringt.

Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören:

  • Administrative Tätigkeiten, insbesondere:
    • organisatorische Vor- und Nachbereitung von internen wie externen Terminen;
    • Empfang und (Erst-) Betreuung von in- wie ausländischen Besucherinnen und Besuchern der Direktion;
    • Erteilung von Auskünften, deutsche und fremdsprachige Schreibarbeiten;
    • Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Direktion;
    • Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen des Hauses sowie der Stiftung
    • Beschaffung von Büromaterial und Ausstattung, vorbereitende Arbeiten für das Rechnungswesen;
    • Verwaltungsangelegenheiten bearbeiten und betreuen;
    • Bearbeitung von Postein- und –ausgängen;
  • Kommunikation und Veranstaltungskoordination, insbesondere:
    • Vorbereitung und Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen;
    • Aufbereiten und Verwalten von Informationsmaterialien, Übernahme von kleineren Rechercheaufträgen;
    • Redaktionelle Mitarbeit (z.B. Quartalsmedien, Flyer) und Korrektorat (z.B. bei Objekttexten und Broschüren)
    • Mithilfe bei der Organisation von Tagungen, Vorträgen und Workshops;

Dafür besitzen Sie folgendes Profil:

  • abgeschlossene Berufsausbildung, z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar
  • mindestens zwei Jahre berufspraktische Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich
  • gute strukturierte Arbeitsorganisation
  • sehr gute und anwendungsbereite PC-Kenntnisse (v.a. Windows Office)
  • sehr gute schriftliche und mündliche Ausdruckfähigkeit in Deutsch sowie gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch
  • hohe Belastbarkeit und Teamfähigkeit, Loyalität
  • serviceorientierte Einstellung, verbunden mit einem freundlichem und souveränem Auftreten
  • Kenntnisse und Erfahrungen in der Arbeit in Kulturbetrieben, idealerweise in Museen wünschenswert

Die Vergütung dieser Position erfolgt nach E6 TV-AVH.

Die Stiftung Historische Museen Hamburg begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, Nationalitäten und von People of Colour sowie von Bewerber/innen mit Flucht- oder familiärer Migrationsgeschichte. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung vorrangig berücksichtigt (§ 2 SGB IX).

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung bis zum 17.10.2021 per E-Mail (1 PDF-Dokument mit max. 5 MB) an: Bewerbung@orga.SHMH.de

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 17.10.2021