Sekretariat der Kaufmännischen Geschäftsführung sowie der Abteilungsleitung Sammlung und Wissenschaft

Staatliche Kunsthalle

Karlsruhe

Die Staatliche Kunsthalle Karlsruhe gehört mit ihrer hochrangigen Sammlung und einer regen Ausstellungs-  und Veranstaltungstätigkeit zu den großen Kunstmuseen in Deutschland. Sie wird seit 2009 als Landesbetrieb geführt und ist eine nach kunstwissenschaftlichen und wirtschaftlichen Grundsätzen agierende Kultureinrichtung des Landes Baden-Württemberg. Das Museum befindet sich derzeit aufgrund einer geplanten Sanierung und Erweiterung in einem umfassenden Transformationsprozess, in dem insbesondere die Chancen des digitalen Wandels aktiv genutzt werden.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist die Position des Sekretariats der Kaufmännischen Geschäftsführung  sowie der Abteilungsleitung Sammlung und Wissenschaft in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

  • Arbeitsorganisation sowie Termin- und Reisemanagement (inklusive Reisekostenabrechnung)
  • Versierte interne und externe Korrespondenz, auch in Fremdsprachen
  • Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung und Nachhalten der To-Do-Listen
  • Ablage und Archivierung
  • Organisation der Aktenführung (analog und digital) zum Bauvorhaben
  • Erstellen von Präsentationen
  • Bearbeiten von Postein- und -ausgang
  • Verwaltung von Adressdaten (Key-User im CRM)
  • Betreuung von externen Gästen inklusive Bewirtung
  • Vertretung im Sekretariat der wissenschaftlichen Direktorin

Wir erwarten:

  • eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse
  • Berufserfahrungen im Sekretariatsbereich
  • Affinität zu Kunst und Kultur
  • sehr gute schriftliche und mündliche Ausdruckfähigkeit in Deutsch sowie gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch und Französisch
  • sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie gutes Zeitmanagement
  • professioneller Umgang mit den Mircosoft-Office-Programmen sowie Medienkompetenz
  • ausgeprägte Kommunikationskompetenz und Dienstleistungsorientierung
  • Flexibilität sowie Team- und Integrationsfähigkeit

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit einer durchschnittlichen Wochenarbeitszeit von derzeit 39,5 Stunden, die grundsätzlich teilbar ist. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen nach E 6 TV-L. Die Staatliche Kunsthalle Karlsruhe gewährleistet die berufliche Gleichstellung aller Mitarbeiter (m/w/d). Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen jeglichen Geschlechts, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Bei gleicher Eignung werden wir schwerbehinderte Menschen bevorzugt einstellen.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis zum 04.10.2020 per E-Mail an personal@ kunsthalle-karlsruhe.de oder schriftlich an die Verwaltung der Staatlichen Kunsthalle Karlsruhe, Frau Claudia Buselmeier, Hans-Thoma-Straße 2, 76133 Karlsruhe. Eine Rücksendung schriftlicher Bewerbungen erfolgt nur, wenn Sie einen frankierten und adressierten Rückumschlag beifügen. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen gemäß geltendem Datenschutzrecht vernichtet. Weitere Informationen erhalten Sie bei Frau Weßbecher, telefonisch unter 0721/926 6531 oder unter www.kunsthalle-karlsruhe.de.

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 04.10.2020