Teamassistenz für den Bereich Programme (w/m/d)

Kunst- und Ausstellungshalle der Bundesrepublik Deutschland GmbH

Bonn

Kunst- und Ausstellungshalle der Bundesrepublik Deutschland
Friedrich-Ebert-Allee 4
53113 Bonn

Zum 01. Mai 2019 ist in der Bundeskunsthalle die Position Teamassistenz für den Bereich Programme (w/m/d) zu besetzen. Es handelt sich um eine unbefristete Ganztagstätigkeit mit einer 39- Stunden-Woche. Die Vergütung richtet sich bei Erfüllung der personen- und tätigkeitsbezogenen tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 9a TVöD zuzüglich der im Bereich des öffentlichen Dienstes üblichen sozialen Leistungen.

Aufgaben

  • Organisatorisches Betreuen des Leihverkehrs (z. B. Abstimmung mit Leihgebern, Eingabe von Leihdaten in die Datenbank FileMaker)
  • Überwachen der Einhaltung der ausstellungsbezogenen Projektabläufe und Zeitpläne (z. B. Überwachung von Fristen und Terminen, Führen von
    Wiedervorlagen)
  • Fungieren als Schnittstelle zwischen dem Bereich Programme und den anderen Bereichen des Hauses sowie zu Externen, Empfang und Betreuung von Gästen aus dem In- und Ausland
  • Erstellung von Präsentationen
  • Zusammenstellung und Pflege von Verteilern/Adressdatenbanken
  • Recherchieren von Exponaten im Lost-Art-Register und Ausfertigung von Unbedenklichkeitserklärungen zur Beantragung der Rückgabezusage
  • Abwickeln sämtlicher bürotechnischer Abläufe für den Bereich Programme (z. B. allg. Korrespondenz per Post/E-Mail/Telefon – auch in Fremdsprachen,
    Postbearbeitung, Ablage, Dienstreisevorbereitung und –abrechnung, Terminkoordinierung, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
    und Besprechungen, Führen von Protokollen)
  • Bearbeitung von Beschaffungen für den Bereich Programme (z. B. Recherchieren von erforderlichen Produkten/Dienstleistungen/Anbietern/Preisen,
    Einholung von Angeboten, Erstellung von Beschaffungsvorgängen über die Software MACH, Prüfung von Wareneingang und Rechnungen)
  • Koordination des Datenschutzes für den Bereich Programme

Voraussetzungen

fachliche Anforderungen

  • Kaufmännische Ausbildung
  • Exzellenter Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schr ift, sehrgute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind
    wünschenswert
  • Versierter Umgang mit moderner Bürotechnik und sehr gute Kenntnisse aller MS-Office Programme; Kenntnisse der Software FileMaker und der Software MACH sind wünschenswert
  • Kenntnisse im Bereich Datenschutz (Datenschutzgrundverordnung, Bundesdatenschutzgesetz) sind wünschenswert persönliche Anforderungen
  • Mehrjährige Berufserfahrung im kulturellen, wenn möglich, musealen Bereich
  • Initiativ, verlässlich, selbstständig
  • Freundliches, sicheres und überzeugendes Auftreten
  • Loyal, zuverlässig, vertrauenswürdig, verschwiegen
  • Identifikation mit dem Unternehmen
  • Hohe Belastbarkeit
  • Fähigkeit zu Kooperation und Kommunikation

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte per E-Mail (bewerbungen@bundeskunsthalle.de) bis zum 8. Februar 2019 an

Kunst- und Ausstellungshalle der Bundesrepublik Deutschland GmbH
Frau Ute Bruns-Vohs, Leiterin Zentralbereich 1- Recht und Personal
Friedrich-Ebert-Allee 4
D – 53113 Bonn

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 08.02.2019