Verwaltungsmitarbeiter_in am Schwulen Museum (SMU) in Teilzeit

Schwules Museum

Berlin

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt (spätestens zum 01.04.2020) eine_n Teilzeitmitarbeiter_in (30 Stunden/Woche) für vielfältige Verwaltungsaufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Ehrenamt und Mitglieder.

Das SMU wurde 1985 gegründet und ist heute weltweit eine der größten und wichtigsten Institutionen für die Archivierung, Erforschung und Vermittlung der Geschichte und Kultur der LGBT*IQ+ Communitys.

Ihre Aufgabenbereiche, in enger Zusammenarbeit mit der Leitung:

Buchhaltung

  • Vorbereitende Buchhaltung und Lohnbuchhaltung
  • Durchführen und überprüfen des Zahlungsverkehrs unter Anweisung
  • Budgetzuordnungen vornehmen und mit den Buchungen abgleichen
  • Mittelabrufe und Zahlungseingänge prüfen
  • Rechnungen stellen, auch für den USt.-pflichtigen wirtschaftl. Geschäftsbetrieb
  • Kostenerstattungen, Bewirtungsbelege und Reisekostenabrechnungen prüfen
  • Vorbereitung der turnusgemäßen DRV und KSK Prüfungen
  • Führen der Honorarlisten und Akten für Dienstleister_innen

Ehrenamt

  • Dienstplanung Ausstellungen und  Dienstplanung Events
  • Vorbereitung und Dokumentation der monatlichen Treffen der Ehrenamtlichen
  • Koordination und Ablaufplanung von betrieblichen Reisen und Ausflügen zu kooperierenden Museen sowie von  internen Veranstaltungen
  • Vorbereitung und Koordinierung von Maßnahmen zur betriebsinternen Bildungsarbeit, z. B. Sprachkurse, Gendertrainings, Förderung interkultureller Kompetenz, Diskriminierung, Inklusion nach Bedarf bzw. Angebot
  • Überwachung der Einsatz- und Ablaufplanung bei der Freiwilligenbörse, dem Stadtfest, dem CSD,  usw.
  • Ehrungen zu Jubiläen und Geburtstagen sowie Erstellen von Bescheinigungen und Nachweisen organisieren
  • Führung der Ehrenamtsakten und Datenbank unter Berücksichtigung des Datenschutzes

Mitgliederwesen/Mitgliederbetreuung

  • Koordination der Mitgliederverwaltung (Aufnahmeanträge bearbeiten, Anschreiben formulieren, Mitgliedsausweise und Spendenbescheinigungen ausstellen, usw.)
  • Jährliche Mitgliederversammlung vorbereiten
  • SEPA-Lastschriftmandate umsetzen
  • Registerangelegenheiten klären
  • Führen der Mitgliederakten und Datenbank unter Berücksichtigung des Datenschutzes

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur Verwaltungsfachkraft (Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation; Fachangestellte_r für Bürokommunikation) mit mehrjähriger Berufserfahrung, möglichst im Kulturbetrieb. Alternativ auch Tarifbeschäftigte mit vergleichbaren Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen welche eine mehrjährige Tätigkeit im öffentlichen Dienst und/oder den AL II/VL II  nachweisen können.
  • Erfahrungen und Kenntnisse in kaufmännischer Steuerung und Kontrolle
  • Kenntnisse in vorbereitender Buchhaltung/Lohnbuchhaltung
  • Sicherer Umgang mit den Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung und Standardkontenrahmen SKR 03
  • Sehr gute Anwenderkenntnisse MS Office (Excel, Powerpoint und Word)
  • Kenntnisse im Ehrenamtsmanagement, bestenfalls aus Vereinen und Archiven
  • Erfahrungen in der Arbeitsweise gemeinnütziger Institutionen / Vereine
  • Gute Ausdrucksformen in Sprache und Schrift (Deutschkenntnisse auf Niveau C1) und Kommunikationsstärke, häufig auch in englischer Sprache erforderlich
  • Flexibilität bei unterschiedlicher Arbeitsbelastung und sorgfältiges, strukturiertes sowie lösungsorientiertes Arbeiten auch unter Zeitdruck.

Wünschenswert und von Vorteil:

  • Kenntnisse der LHO und Ausführungsvorschriften im Bereich Projektförderung (ANBest-P); Grundkenntnisse im Vereins- und Vergaberecht sowie Datenschutzrichtlinien in Vereinen
  • Kenntnisse zur CiK Datenbank und Agenda Buchhaltungssoftware
  • Kenntnisse im Umgang mit KSVG und SGB IV
  • Kenntnisse der aktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen und Gesprächsthemen innerhalb der LGBT*IQ+ Communitys.

Wir suchen eine engagierte und qualifizierte Persönlichkeit, die über soziale Kompetenz verfügt. Besonders wichtig ist dabei ein Verständnis für die Anforderungen eines überwiegend ehrenamtlichen Teams und Begeisterungsfähigkeit für die Themen der LGBT*IQ+ Community.

Wir bieten ein sich in der Struktur stetig wiederholendes, aber dennoch abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einer innovativen Non-Profit-Organisation mit internationaler Ausstrahlung sowie ein nettes, aufgeschlossenes und vielfältiges Team.

Die Stelle ist befristet bis zum 28.02.2021. Eine regelmäßige Finanzierung und somit Verlängerung der Stelle vor Ablauf der Befristung wird angestrebt.

Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an TV-L E 6.

Wir möchten insbesondere Lesben, Trans* und Inter-Personen, sowie Queers* of Color zu einer Bewerbung einladen. Bewerbungen von Personen mit eigener Migrationserfahrung oder familiärer Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht.

Anerkannt Schwerbehinderte oder diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir bitten, auf eine Schwerbehinderung bereits in der Bewerbung hinzuweisen.

Reisekosten zu Vorstellungsgesprächen können leider nicht erstattet werden.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen ausschließlich elektronisch unter dem Stichwort „Verwaltung“ als Einzeldokument mit nicht mehr als 5 MB und möglichst bezeichnet als Ihr „Nachname_Vorname.PDF“ bis zum 08.03.2020 an personal@schwulesmuseum.de

Nachfragen richten Sie bitte ab dem 17.02. an Tom Nehiba

Tel.: +49 -30 – 61 20 22 65  (Mo-Fr 11-17 Uhr)
E-Mail: personal@schwulesmuseum.de
https://www.schwulesmuseum.de/ueber-uns/

Berlin, 06.02.2020

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 28.02.2020