zwei Kaufleute für Büromanagement (w/m/d) oder Verwaltungsfachangestellte (w/m/d)

Deutsches Museum

München

Das Deutsche Museum ist eines der größten naturwissenschaftlich-technischen Museen weltweit. Es beherbergt nicht nur eine einmalige Sammlung aus Naturwissenschaft und Technik, sondern ist zugleich mit seinen aktuellen Ausstellungen ein Forum zur Information und Auseinandersetzung über die neuesten Entwicklungen in Naturwissenschaft und Technik.
Zur Unterstützung des Teams um den Generalbevollmächtigten Bau während der Zukunftsinitiative und zur Unterstützung der Hauptabteilung Sammlungsmanagement während der Elternzeit der Stelleninhaberin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Kaufleute für Büromanagement (w/m/d) oder Verwaltungsfachangestellte (w/m/d)

Ihre Aufgaben (Bereich Bau)

  • allgemeine Büroorganisation, Sekretariatstätigkeiten, Postbearbeitung sowie interne und externe Kommunikation
  • Entgegennahme von Telefonaten, Verwaltung der E-Mail-Korrespondenz und des Schriftverkehrs
  • Sicherstellung des Informationsflusses aus und in Richtung der Teamkollegen
  • Terminplanung, -koordination und -überwachung
  • Vorbereitung von Meetings sowie Protokollführung
  • Ausführung von eigenen Projekt- und Sonderaufgaben
  • Übernahme von Aufgaben im Vergabeprozess bei öffentlichen Ausschreibungen

Ihre Aufgaben (HA Sammlungsmanagement)

  • Durchführung aller Vergabe-, Auftrags- und Rechnungsvorgänge in Zusammenarbeit mit den Sachbearbeitern und der Vergabestelle, Rechnungsprüfung und -zuordnung
  • allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere Führen der Abteilungskorrespondenz, Ablage der Vergabeakten, Empfang, Telefon, Terminkoordination, abteilungsinterne Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Ein- und Ausgangspost
  • Abwicklung von Versicherungs- und Schadensfällen
  • in Vertretung Betreuung und Abwicklung des Leihwesens mit Führung der Leihakten und Ausfertigung der Leihverträge, Kommunikation und Verhandlung mit Leihgebern
  • verwaltungsseitige Unterstützung des Inventarisierungsprozesses der Exponat-Neuzugänge
  • Einpflegen der Kostendaten in die entsprechenden Dateien/Datenbanken sowie regelmäßige Berichtserstellung

Ihr Profil

  • erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellten
  • einschlägige Berufserfahrung, erprobtes Organisationsvermögen
  • sehr gute Kenntnisse der üblichen EDV-Anwendungen, insbesondere MS-Office (Word / Excel / Powerpoint) und Datenbanken
  • für das Sammlungsmanagement: gute Kenntnisse im Bereich Beschaffung, Rechnungsprüfung, Kostenverfolgung und bürowirtschaftlicher Abläufe
  • von Vorteil sind Kenntnisse im Vergabewesen

Persönliche / soziale / methodische Kompetenzen

  • Eigeninitiative, selbstständiges Arbeiten, Zuverlässigkeit
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit, Kontaktfreudigkeit
  • Zielorientierung, Zeitmanagement und Problemlösungsfähigkeit

Wir bieten

  • zwei verantwortungsvolle, interessante und vielseitige Arbeitsplätze im öffentlichen Dienst mit familienfreundlichen, geregelten Arbeitszeiten in Münchner Innenstadtlage.
  • Die Stellen sind im Rahmen der Zukunftsinitiative, bzw. zur Vertretung der Stelleninhaberin, auf 2 Jahre befristet. Im Bereich Bau besteht ggf. die Möglichkeit einer projektbezogenen Verlängerung. Das Deutsche Museum schließt bei Einstellung alle Arbeitsverträge auf 6 Monate befristet ab.
  • Die Stellen sind mit Entgeltgruppe E 6 TV-L bewertet; Entwicklungsmöglichkeiten sind gegeben.
  • Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung, jedoch nicht auf 450,- €-Basis.

Dem Deutschen Museum sind die berufliche Gleichstellung der Geschlechter und die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege wichtige Anliegen. Flexible Arbeitszeiten und variable Teilzeitmodelle sind grundsätzlich möglich.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung, Befähigung und Leistung vorrangig berücksichtigt.
Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.

Sind Sie interessiert?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähigen und vollständigen Unterlagen mit Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnissen bis 20.06.2018. Verspätete Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.
Bewerbungen senden Sie bitte unter Angabe der Nr. 1848 per E-Mail nur im pdf-Format als eine Datei an bewerbung@deutsches-museum.de.
Bei Bewerbungen auf dem Postweg (Postanschrift: Deutsches Museum – Personalstelle –Museumsinsel 1 – 80538 München) beachten Sie bitte, dass wir Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens leider nur zurücksenden können, wenn ihnen ein ausreichend frankierter Rückumschlag beiliegt.

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Wenn in der Ausschreibung keine E-Mail-Adresse angegeben ist, sind Online-Bewerbungen nicht erwünscht. Vielen Dank!

Bewerbungsende: 20.06.2018