Die Punkte dienen als zentrale Referenz für den Deutschen Museumsbund als Systemträger, für die DEKRA als beteiligte Prüfstelle mit Auditor:innen sowie für alle Gremien, die in die Entwicklung, Überwachung und Weiterentwicklung des Systems eingebunden sind.
1. Grundprinzipien
Das Zertifizierungssystem folgt vier zentralen Governance-Prinzipien:
1.1 Unparteilichkeit
Alle Entscheidungen basieren auf objektiven Kriterien. Interessenkonflikte werden systematisch identifiziert, dokumentiert und ausgeschlossen.
1.2 Unabhängigkeit
Beratung und Zertifizierung sind klar voneinander getrennt. Auditor:innen dürfen keine beratenden Tätigkeiten ausführen, die eine spätere Auditierung beeinflussen könnten.
1.3 Kompetenz
Alle beteiligten Personen verfügen über die notwendigen fachlichen, auditmethodischen und persönlichen Kompetenzen. Diese werden regelmäßig überprüft und durch Fortbildung sichergestellt.
1.4 Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Alle Regeln, Prozesse und Entscheidungen sind dokumentiert, einheitlich und überprüfbar.
2. Rollen und Verantwortlichkeiten
2.1 Systemträger / Standardgeber (DMB)
Der Systemträger verantwortet die inhaltliche Ausgestaltung und Weiterentwicklung des Standards sowie die Governance des gesamten Systems. Seine Aufgaben umfassen:
- Pflege und Weiterentwicklung der Zertifizierungs- und Bewertungsanforderungen
- Auswahl und Anerkennung der Prüfstellen
- Sicherstellung der Unparteilichkeit auf Systemebene
- Einrichtung und Leitung von Fach- und Beschwerdegremien
- Veröffentlichung aller relevanten Informationen zum System
- Der Systemträger ist nicht in operative Audit- oder Zertifizierungsentscheidungen eingebunden.
2.2 Zertifizierungsstelle/Prüfstelle (DEKRA)
Die Prüfstelle führt die Konformitätsbewertung durch und ist verpflichtet, die Anforderungen der ISO/IEC 17065 einzuhalten. Zu ihren Aufgaben gehören:
- Auditplanung, Durchführung und Berichterstellung
- Bewertung der Befunde
- Sicherstellung der Unparteilichkeit innerhalb des Prüfungsteams
- Dokumentation und revisionssichere Aufbewahrung aller Auditunterlagen
- Umsetzung eines internen Qualitäts- und Risikomanagementsystems
- Bereitstellung qualifizierter Auditor:innen
- Durchführung des Beschwerde- und Einspruchsmanagements
- Die Prüfstelle darf keine beratenden Leistungen erbringen, die das Audit beeinflussen könnten.
2.3 Auditorinnen (DEKRA)
Auditor:innen verantworten die Durchführung der Auditprozesse. Sie müssen über folgende Kompetenzen verfügen:
- fundiertes Fachwissen im Bereich Nachhaltigkeit
- Ausbildung in Auditmethodik
- Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenzen
- Fähigkeit zur objektiven Bewertung komplexer organisatorischer Prozesse
- Sie verpflichten sich zu Unabhängigkeit und Unparteilichkeit sowie zur Offenlegung potenzieller Interessenkonflikte
3. Prozesse innerhalb des Zertifizierungssystems
3.1 Audit- und Zertifizierungsprozess
Der Standardprozess umfasst:
- Antragstellung durch das Museum
- Prüfung der Antragsunterlagen
- Auditplanung (inkl. Auditor:innenzuweisung)
- Durchführung des Audits (Desktopaudit)
- Erstellung des Auditberichts
- interne Bewertung durch die Prüfstelle
- Zertifizierungsentscheidung
- Ausstellung des Zertifikats
- Re-Zertifizierung nach 3 Jahren
Alle Schritte sind dokumentiert und folgen standardisierten Vorlagen.
3.2 Beschwerde- und Einspruchsverfahren
Museen oder beteiligte Akteur:innen können Beschwerden oder Einsprüche einreichen. Die Prüfstelle muss:
- transparente Verfahren bereitstellen
- Fristen veröffentlichen
- sicherstellen, dass Beschwerden unabhängig vom Auditteam behandelt werden
- nachvollziehbare Ergebnisse dokumentieren
3.3 Dokumentation und Datensicherheit
Alle Daten werden:
- revisionssicher gespeichert,
- datenschutzkonform verarbeitet,
- gemäß definierter Aufbewahrungsfristen archiviert.
4. Systemweiterentwicklung und Qualitätssicherung
Der Systemträger stellt sicher, dass:
- der Standard regelmäßig überprüft und weiterentwickelt wird
- Rückmeldungen aus der Praxis systematisch ausgewertet werden
- Gremien aktiv in die Weiterentwicklung eingebunden sind
- regelmäßige Risikobewertungen durchgeführt werden