Bereichsleitungs- & Teamassistent*in (d/m/w)

Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Bereichsleitungs- & Teamassistent*in (d/m/w)

Übersicht

Der Bereich Disposition & Produktion ist die zentrale Koordinationsstelle sämtlicher Termine und Aktivitäten im Humboldt Forum, und verantwortet die organisatorische Gesamtplanung aller Programmaktivitäten und Veranstaltungen der Stiftung Humboldt Forum sowie des Akteursverbunds. Dies umfasst die Planung, Organisation, bereichs- und abteilungsübergreifende Kommunikation, sowie Umsetzung aller veranstaltungsbezogenen Prozesse inklusive der Koordination aller beteiligten Gewerke und Fachbereiche.

Ihre Aufgaben

Als Assistent*in unterstützen Sie die Bereichsleitung sowie das Team Disposition und Produktion, indem Sie das Büromanagement sowie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben übernehmen. Dabei wirken Sie aktiv an der Kommunikation und der Aufbereitung relevanter Informationen mit und behalten stets die Optimierung der Verwaltungsprozesse im Blick.

Ihr Tätigkeitsfeld umfasst weiterhin u. a. folgende Aufgaben:

• Sie bereiten Besprechungen organisatorisch und inhaltlich vor, erstellen Protokolle, Unterlagen und Präsentationen und stellen eine entsprechende Nachbereitung sicher.

• Sie übernehmen Reisekoordination für das Team des Bereichs und bereiten Reisekostenabrechnungen für den Bereich vor.
• Sie strukturieren, pflegen und verwalten die Bereichsdokumentation und unterstützen im Berichtswesen.
• Sie helfen bei der Vorbereitung von Ausschreibungen mit und recherchieren zu Produkten und Vergaben im Unterschwellenbereich.
• Sie unterstützen bei der Entwicklung von Maßnahmen zur Team-Motivation und deren Durchführung.

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Kulturmanagement oder zum/zur Büro- oder Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation und verfügen über mind. 5 Jahre Berufserfahrung.
• Sie sind kulturinteressiert und haben idealerweise bereits in einem Kulturbetrieb gearbeitet.
• Sie arbeiten eigenverantwortlich und sind ausgesprochen teamfähig.
• Sie verfügen über ein hohes Maß an Organisationsvermögen, Gründlichkeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit sowie Einfühlungsvermögen in künstlerische Prozesse.
• Sie zeichnen sich durch eine hohe soziale Kompetenz aus, agieren kultursensibel und sind kommunikativ.
• Sie agieren im Umgang mit (internationalen) Gästen, Künstler*innen und Vertreter*innen öffentlicher Einrichtungen souverän, diskret und professionell.
• Sie gehen sicher mit den gängigen aktuellen MS-Office- und Internet-Anwendungen um und verfügen über Erfahrung in der Nutzung datenbankbasierter Software.
• Sie sind vertraut mit öffentlicher Auftragsvergabe und dem Bundesreisekostengesetz.
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch runden Ihr Profil ab.

Unser Angebot

• Ein inspirierendes, kreatives und offenes Arbeits- und Kommunikationsumfeld mitten im Herzen Berlins mit direkter ÖPNV-Anbindung
• Moderne Ausstattung (Laptop, ggf. Tablet, Office365, Atlassian Produkten, u.v.m.)
• Eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team sowie Unterstützung Ihrer fachlichen Weiterentwicklung durch Fort- und Weiterbildung
• Sichere Bezahlung und Vorzüge tarifvertraglicher Konditionen des TVöD Bund, wie z.B. 39 Std. Woche bei Vollzeit, 30 Tage Urlaubsanspruch, Jahressonderzahlung etc.
• Beratungsangebote und lebendige betriebliche Mitbestimmung durch einen Betriebsrat, Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Arbeitgeberzuschuss für das Jobticket
• Mitarbeiter*innen-Rabatt in Cafés und Restaurants im Humboldt Forum
• Kostenloser Zugang zu Ausstellungen und ausgewählten Veranstaltungen im Humboldt Forum sowie Zugang zu den staatlichen Museen Berlins
• Regelmäßige Unternehmen- und Teamevents
• und ein Team, das sich auf Sie freut!

Die Vergütung erfolgt unter Anwendung des TVöD-Bund für die Entgeltgruppe 8. Die Besetzung der Stelle erfolgt in Vollzeit und ist unbefristet. Die Stelle ist grundsätzlich für eine Wahrnehmung in Teilzeit geeignet.

Informationen zum Bewerbungsprozess

Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, gleich Ihrer Nationalität, kulturellen, ethnischen oder sozialen Herkunft, sexuellen Orientierung, Ihres Geschlechts, Alters oder einer Beeinträchtigung. Bewerbungen von nicht-deutschen Muttersprachler*innen sowie Menschen mit gesellschaftlichen Marginalisierungsperspektiven sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung und Qualifikation werden Bewerbungen von Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung besonders berücksichtigt.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Mathieu Davenne (Personal) unter bewerbung@humboldtforum.org. Ihr Bewerbungsanschreiben richten Sie bitte an Mary Aniella Petersen (Bereichsleiterin).

Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstandene Reisekosten können leider nicht erstattet werden.

Bewerbungsfrist

Lust darauf ein Teil der Stiftung Humboldt Forum zu werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung bis einschließlich 21.09.2025 über den untenstehenden Button.

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