Es ist ein Unterschied, ob Informationen für die Nutzung durch den Menschen oder durch digitale Systeme aufbereitet werden. Nicht alles, was vom Menschen problemlos verstanden wird, kann vom Computer verarbeitet werden und umgekehrt.
Ein Text ist für den Computer nur eine Abfolge von Buchstaben und er könnte notfalls diese von einer anderen Buchstabenfolge unterscheiden. Damit digitale Anwendungen Aussagen wie:
Rembrandt malte das Bild „die Nachtwache“
sinnvoll verarbeiten können, müssen sie entsprechend aufbereitet werden. Diese Schlussfolgerung ist grundlegend für die folgenden Ausführungen. Die Aufbereitung von Informationen im digitalen Umfeld unterscheidet sich in mehreren Aspekten von der analogen Arbeitsweise. Vorrangig in diesem Prozess ist:
- die Codierung von Informationselementen
- die Zerlegung von Aussagen in kleinere, miteinander in Beziehung stehende Informationseinheiten
Die Möglichkeit der Weiterverarbeitung ist eine besondere Qualität digitaler Informationen. Dabei spielt die Codierung der Informationseinheiten in Form einer eindeutigen Zeichenfolge (Identifikatoren) eine entscheidende Rolle. Diese Zeichenfolgen werden als URIs (Uniform Resource Identifier) gestaltet, die eine direkte Verknüpfung mit dem Quellsystem (im Beispiel: GND und Wikidata) ermöglichen. Bei konsequenter Anwendung kann dadurch automatisierte Datenanreicherung realisiert und – abhängig von der genutzten Ressource – sogar Multilingualität unterstützt werden.
Terminologiekontrolle, d. h. die Anwendung eines festen Katalogs von Begriffen und deren Bezeichnungen für festgelegte Informationsbereiche, war schon zu analogen Zeiten sinnvoll und führte zur verbesserter Informationserfassung, da den Datensätzen eindeutige Objektbezeichnungen, Ortsangaben etc. zugeordnet wurden.
Für den Austausch digitaler Informationen bietet diese Vorgehensweise zusätzliche Vorteile. In regionalen oder überregionalen Kulturportalen wie beispielsweise der Deutschen Digitalen Bibliothek oder der Europeana sind Informationen, die sich auf externe Vokabulare beziehen, besser zu integrieren, da die Recherche im Portal auf Basis der Vokabular-IDs institutionsübergreifend wirksam wird.
Früher wurde oftmals mit singulären Datenfeldern wie „Künstler“, „Hersteller“ oder „Ort“ gearbeitet, um die an der Herstellung des Objektes beteiligten Personen oder Körperschaften zu erfassen. Dies konnte zu Problemen bei der Angabe mehrerer Einträge mit unterschiedlichen Arten der Beteiligung führen, beispielsweise bei Kupferstichen die Erfassung des Vorlagenerstellers und des Kupferstechers. Die Möglichkeit, bestimmte Felder oder Gruppen von Feldern zu wiederholen und Mehrfachverknüpfungen zuzulassen, ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Software. Die Dokumentation wird flexibler, präziser und besser zu verarbeiten.
Diese Vorgehensweise eignet sich für verschiedene Informationen, vor allem für:
- Hersteller beziehungsweise Künstler (gegebenenfalls Rolle, Tätigkeit)
- Titel (gegebenenfalls ältere oder alternative Titel)
- Ortsangaben (gegebenenfalls Herstellungsort, Gebrauchsort, Fundort)
- Zeitliche Einordnung
- Materialien
- Techniken
- Herstellungs- und Verwendungszwecke
- Darstellung/Ikonographie
Weiterführende Informationen
Murtha Baca, Cataloging cultural objects. A guide to describing cultural works and their images Chicago 2006
Gordon MacKenna; Efthymia Patsatzi (Hrsg.), Spectrum 3.1. The UK Museum Documentation Standard