Die Nutzung externer kontrollierter Vokabulare ermöglicht im Gegensatz zu lokalen Thesauri oder Wortlisten die Bildung von institutionsübergreifenden, weltweiten Informationsnetzen. Ihre Bedeutung für die automatisierte Verarbeitung ist daher nicht zu unterschätzen. Noch vor wenigen Jahren waren viele dieser Vokabulare kostenpflichtig und oftmals nur als Dateipakete erhältlich, die in die museumseigene Software importiert werden mussten.
Mit den neuen Möglichkeiten der direkten Verlinkung wurde darüber hinaus die Limitierung auf ein oder wenige kontrollierte Vokabulare beseitigt. Damit einhergehend besteht nun die Qual der Wahl, welche Vokabular in den verschiedenen Institutionen Verwendung finden sollten.
Mit der Linked Open Data Cloud (LOD) wird seit einigen Jahren ein globales Netzwerk von frei zugänglichen Informationsressourcen aufgebaut, deren Grundlage die Technologien des Semantic Web sind. Die Vorteile dieser Form der Bereitstellung sind neben des freien Zugangs die automatisierte Nutzung durch Softwaredienste. Zudem erzeugen sie durch die gegenseitige Verknüpfung ein Wissensnetz. Viele kontrollierte Vokabulare sind bereits Teil der LOD-Cloud (Wikidata, Thesauri des Getty Research Institute, GND), aber zunehmend auch Informationsressourcen von Museen.
Moderne Museumsdokumentationssysteme ermöglichen den Institutionen, für sie geeignete Vokabulare in die Arbeit zu integrieren und eigene kontrollierte Vokabulare anzulegen.
Weiterführende Informationen zu diesem Thema
Deutscher Museumsbund e.V. (2021): Fachgruppe Dokumentation
Vokabular in der Museumsdokumentation | Museumsvokabular
Patricia Harpring, Introduction to controlled vocabularies, Los Angeles, California 2013