Für die Frage nach den Informationen, die Teil der Grunderfassung sein sollten, gibt es bereits eine Reihe von Empfehlungen. Hier wird im Mittelpunkt stehen, wie diese Informationen aufzubereiten sind. Angesprochen sind alle Museen und deren Verantwortliche, unabhängig von Größe und der Art der Sammlungsgebiete. Die Empfehlungen sollen dazu beitragen, auf Basis der personellen und finanziellen Gegebenheiten einer Institution skalierbare Lösungen zu erarbeiten.
Automatischer Datenimport, -export und -integration kennzeichnen das Wesen digitaler Informationen. Ein modernes Museumsdokumentationssystem (MDS) ist also weit mehr als ein Nachweissystem, das zur Recherche von Sammlungsgegenständen dient. Die dort enthaltenen Informationen sind auf vielfältige Art für die Arbeit in den Museen von Bedeutung, können aber auch, bei entsprechender Aufbereitung, für Dritte nachnutzbar sein. Digitale Informationen offerieren die Möglichkeit, diese Daten nun an externe digitale Anwendungen (Apps, Portale, Webpräsentationen) weiterzugeben.
Zu den möglichen Nutzungsszenarien gehören:
- Interne Weiterverarbeitung (Zustandsberichte, Revision, Leihverkehr, Ausstellungsplanung und -dokumentation, Sammlungspflege, Öffentlichkeitsarbeit)
- Datenweitergabe an externe Anwendungen zur Ausstellungsplanung oder Restaurierung
- Datenweitergabe an Forschungs- oder Kulturportale (z. B. Deutsche Digitale Bibliothek oder Europeana Collections)
- Datennutzung für museumspädagogische Anwendungen
- Social Media
- Virtuelle Ausstellungen
- Nutzerpartizipation